Onlangs sprak ik iemand die een nieuwe dienstverlening gaat introduceren. Hiervoor verstuurt hij onder andere een mailing naar een aantal bedrijven. 'Niet met een postzegel erop, maar met een frankeermachine gefrankeerd', vertelde hij. Zijn motivatie: mailings met een postzegel komen minder professioneel over en dan denken mensen dat het van een klein bedrijf komt, wordt dus niet gelezen. Interessant om eens te polsen wat mensen in mijn netwerk daar van vinden. De conclusie is 50/50. De een vindt post met een postzegel juist getuigen van oprechte aandacht en geen 'bulkmail'. De ander vindt de frankeermachine beter. Wat voor frankeerwijze je ook kiest, uiteindelijk gaat het er om dat de ontvanger de envelop opent. Tips om op te vallen:

Kaart
Mensen vinden het meestal leuk om een kaart te krijgen. De kans dat deze gelezen wordt is groot, want er hoeft geen envelop omheen dus de ontvanger kijkt al snel wat het is. Maak er wat moois van op A5 of A6 formaat.

Persoonlijk
Voor een mailing naar bestaande klanten of mensen die je kent: maak het persoonlijk. Refereer bijvoorbeeld in de PS naar iets wat op de persoon of op diens bedrijf slaat. Ik heb eens iemand ontmoet die jaarlijks een aantal uitnodigingen voor bijeenkomsten verstuurt naar een klantenbestand van ruim 300 mensen. Op elke uitnodiging schrijft ze een persoonlijke noot. Over oprechte aandacht gesproken.

Handschrift
Een handgeschreven PS, een korte notitie op de brief of op een andere manier iets geschreven valt op en wordt gewaardeerd. Lastig als je honderden mailings verstuurt, in alle andere gevallen een aanrader.

Twee keer
Of drie keer, als het maar een aantal keer is. Een mailing in fases vergroot de herkenbaarheid. Begin met een brief of kaart waar de ontvanger weinig wijs uit kan, maar wel nieuwsgierig van wordt. De tweede en/of derde mailing geeft "het geheim" weer. Anders inzetten kan ook: een van mijn klanten stuurt elk jaar voor de zomervakantie een kaart waar iets op staat zoals "We zijn een aantal weken weg...." en na de vakantie volgt "....vanaf nu staan we weer helemaal voor u klaar". Wat afbeeldingen van de producten er op en de naamsbekendheid is op een ludieke manier weer vergroot.

Formaat
Een opvallend formaat helpt ook om de ontvanger zover te krijgen dat hij de envelop opent. Denk aan vierkant, heel groot of juist heel klein, langwerpig, etc. De aantrekkelijkheid van de envelop blijft uiteraard meespelen, maar daar weten vormgevers goed raad mee.

Actie
Zet de ontvanger aan tot actie. Een antwoordkaart voor een gratis taart, een webadres vermelden waar een gratis 'white paper' te downloaden is, bedenk iets creatiefs en de kans is groot dat een aantal ontvangers reageert.

Hoe opvallend de mailing ook is, het meeste effect bereik je altijd door de mailing na te bellen. Heeft de (potentiële) klant niks ontvangen, dan heb je aan de telefoon mooi de kans om het aanbod alsnog te presenteren.

Door mijn 'uit de hand gelopen' hobby als vrijwillger/bestuurslid van het dierenasiel in Breda, ben ik nauw betrokken bij een groot project. In de aankomende jaren wordt er een mooi nieuw dierenopvangcentrum gebouwd en sinds de pers er een aantal keer aandacht aan heeft willen besteden, weten tal van bedrijven ons te vinden om hun diensten en producten aan te prijzen. Dat is zeker welkom, want naast een compleet gebouw is er van alles nodig om het in te richten. Meestal belt er eerst iemand met de vraag of we interesse hebben in hun aanbod, slim. De brief die vervolgens bij de folder of brochure wordt meegestuurd, kan vaak wel veel effectiever worden ingezet.

De brieven die tot nu toe zijn ontvangen zijn allemaal heel standaard. Ze refereren aan het telefoongesprek en los van enkele slordige fouten (ik blijk bijvoorbeeld ineens een meneer te zijn in de aanhef), ziet het er keurig uit. Jammer is dat de brieven zelden gericht zijn op de behoefte van het dierenasiel, maar puur om vol enthousiasme te melden hoe ontzettend goed het product of de dienst is. Dat blijkt uit zinnen zoals 'Hierbij introduceren wij ons product X, een ware innovatie op dit gebied', 'De belangrijkste kenmerken van product Y zijn....' en 'Wij leggen graag in een gesprek aan u uit waarom dienst Z uitermate geschikt is om in te zetten'. Over het dierenasiel wordt niet of nauwelijks gerept. Hier missen de aanbiedende partijen een aantal belangrijke stappen.

Om te beginnen wil ik graag weten waarom dit voor het dierenasiel hét beste product is om aan te schaffen. Ultrahip design past namelijk niet bij dit soort organisaties en een bedrijf waarin dieren leven vraagt om speciale toepassingen. Als de persoon aan de telefoon wat meer vragen had gesteld, had hij of zij beter kunnen beoordelen of het aanbod past bij onze wensen. Daarnaast zijn dierenasielen geen commerciële instellingen en wordt alles betaald uit giften of omdat bedrijven zo aardig zijn om te sponsoren (in geld of materialen). De gemiddelde verkoper zou dit zelf al kunnen bedenken en er vervolgens naar vragen in het gesprek. Zeker weten dat een aantal partijen dan geen brochure meer opsturen, omdat ze geen speciale tarieven kunnen of willen hanteren. Tot slot vertel ik altijd dat het gebouw pas in 2012 geopend wordt, kantoormeubilair bestellen we dus op z'n vroegst pas in 2011. Hier gaat elke verkoper aan voorbij, terwijl het aanbod over twee jaar ongetwijfeld anders is.

Zo zorg je voor een goede acquisitiebrief op maat voor jouw potentiële klant:
* Refereer aan het prettige/ontspannen/informatieve telefoongesprek en bedank de persoon dat je informatie mag opsturen.
* Vermeld in de brief die je bij de brochure meestuurt, welke voordelen de klant heeft als hij kiest voor jouw producten of diensten. Waarin ben je onderscheidend voor hem. De voordelen sluiten uiteraard heel goed aan op de vragen die je in het telefoongesprek hebt gesteld. En die benoem je dus ook, bijvoorbeeld 'U vertelde dat u op zoek bent naar....' of 'Kijkend naar uw type organisatie adviseer ik..., omdat....'.
* Is budget een belangrijk item gebleken in het telefoongesprek? Besteed hier ook aandacht aan in de brief. Bijvoorbeeld: 'In een persoonlijk gesprek bespreek ik graag met u welke speciale tarieven we voor u kunnen hanteren'.
* Indien noodzakelijk schrijf je in enkele regels de kern van jouw organisatie op. Waar ligt je kracht en ervaring?
* Vermeld contactgegevens voor als de persoon nog vragen heeft. Beter zelf: stuur je visitekaartje mee, dat blijft heel vaak bewaard terwijl brochures onderin de la verdwijnen.
* Kondig een nieuw contactmoment aan. Wachten tot jij gebeld wordt is zonde. Bel na een tot twee weken om te vragen of de persoon de brochure al heeft kunnen bekijken en wat de eerste indruk is. Maak eventueel afspraken voor een vervolgcontact, voorkom dat je heel vaak gaat bellen terwijl er nog geen daadwerkelijke behoefte tot kopen is.

Denk ook aan het wervend schrijven, zodat je opvalt tussen de andere aanbieders. Veel acquisitieplezier! 

We schrijven heel wat af in het bedrijfsleven. Of het nu een uitnodiging is, een mailing, tekst voor een folder of website: teksten schrijven kan behoorlijk lastig zijn. Eerst moet je bedenken wat je wilt schrijven en vervolgens is het de bedoeling om het prikkelend en pakkend op papier te zetten. Vaak is het slim om een tekst inhoudelijk te formuleren en deze vervolgens door een tekstschrijver te laten redigeren. Voor wie zelf de uitdaging aan gaat een aantal tips.

Waar ga je het over hebben

Aan het begin van het schrijfproces sta je uitgebreid stil bij je boodschap. Geef allereerst antwoord op zoveel mogelijk open vragen. Bijvoorbeeld: Wat voor producten of diensten bied ik aan? Wanneer komt een klant bij mij terecht? Wie is mijn doelgroep? Wat is het voordeel voor de klant als deze met mij zaken doet? Welke ervaringen hebben andere klanten met mijn bedrijf? Hoe ga ik te werk?

Wat wil de klant

Vervolgens kruip je in de huid van de klant en formuleer je de antwoorden vanuit dat perspectief. Waar het om gaat is dat je niet te hard begint te roepen hoe geweldig je bent, de kunst is om de klant dat zelf tijdens het lezen te laten ontdekken.

Beginnen met schrijven

Weet je eenmaal wat de inhoud moet zijn, schrijf dan zo eenvoudig mogelijk de tekst. Dit doe je onder andere door:
* Korte en bondige zinnen. Niet: 'Een van de voordelen kunnen we omschreven als....'. Wel: 'Het voordeel voor u is....'.
* Korte en lange zinnen afwisselen. Korte zinnen hebben maximaal 10 woorden, langere zinnen maximaal 17. Meer woorden maakt een tekst minder prettig om te lezen.
* Schrijf korte alinea's. Gemiddeld 10-12 regels per alinea is voldoende. Maak de alinea's daarnaast allemaal van dezelfde lengte.
* Gebruik opsommingen. Ze maken een tekst aantrekkelijker en creëren ruimte. Let op: maak correct gebruik van hoofdletters en leestekens!
* Gebruik signaalwoorden. Ze geven de relatie tussen zinnen aan. Voorbeelden van signaalwoorden zijn: omdat, ten eerste en ten tweede, samenvattend.
* Schrijf actief. Woorden als 'worden', 'zullen' en 'zijn' maken de tekst passief. Actief woordgebruik geeft een frisse tekst.
* Vermijd vaktaal. Tenzij de enige lezer(s) mensen zijn van wie je zeker weet dat ze precies snappen wat je bedoelt. Het is vrijwel altijd af te raden.

Bedenk goed dat teksten voor verschillende media (brief, folder, website, etc.) eigen eisen hebben, zowel in stijl, inhoud als lengte. Succes! 

Goede acquisitie bestaat voor een belangrijk deel uit het kiezen van de juiste doelgroep. Door je op een specifiek deel van de markt te richten maak je jezelf veel aantrekkelijker dan wanneer je 'alles voor iedereen wil zijn'. Je richten op een bepaalde doelgroep helpt je om je (potentiële) klanten goed te leren kennen. Wat houdt hen bezig? Wat speelt er in de branche of regio waar zij zich begeven? Spreek de taal van de klant! Bijkomend voordeel is dat je jezelf ook beter als specialist kunt neerzetten. Als je overal een beetje doet, weten mensen niet zo goed waar ze jouw voor kunnen benaderen. Breng je doelgroep dus zorgvuldig in kaart.

De makkelijkste manier is om eerst een overzicht te maken van je huidige relaties. Verdeel deze in vijf groepen:
* Grote klanten
* Middelgrote klanten
* Kleine klanten
* Inactieve klanten
* Potentiële klanten

Feit is dat je bij je bestaande klanten (ofwel de eerste drie groepen) het makkelijkste meer omzet genereert. Zij kennen jou en jij kent hen en wie aan goed relatiemanagement doet kan een samenwerking lang behouden.

Minstens zo interessant zijn de inactieve klanten. Blijkbaar was er ooit een goede reden om met elkaar zaken te doen, maar is dat nu niet het geval. Mooi moment om de contacten weer eens nieuw leven in te blazen. Misschien ben je wel uit het oog verloren, omdat je niks meer van je hebt laten horen de laatste tijd? Het kan je zomaar weer nieuwe contacten en opdrachten opleveren. Doen dus!

De prospects breng je het gemakkelijkst in kaart als je een duidelijke doelgroep hebt. Op verschillende manieren kun je met hen in contact komen. Denk bijvoorbeeld aan:
* Vragen bij bestaande relaties of jouw product/dienst interessant is voor bedrijven die zij kennen.
* Maak contact via acties en aanbiedingen, zoals een gratis kennismaking met jouw product of dienst.
* Het versturen van een mailing waarin je een actueel onderwerp voor de branche of regio aanhaalt. Maak het herkenbaar voor de lezer en geef aan wat jij kunt bieden.
* Publiceer (al dan niet met free publicity) in vakbladen of regionaal georiënteerde zakenbladen.

Positioneer jezelf als kenner....en zorg er uiteraard voor dat je ook daadwerkelijk weet waar je over praat. Haal je gegevens van jouw doelgroep uit adresbestanden van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel of internet? Zorg er voor dat je zeker weet dat alles klopt, het is toch slordig als je met de verkeerde informatie bij een prospect aan komt zetten.

Als je je doelgroep eenmaal duidelijk geformuleerd hebt gaat acquisitie je meteen een stuk makkelijk af. Veel succes!

In het vorige artikel van dit blog staan tips voor het schrijven van brieven en een klantgerichte, professionele opening. De eerste indruk is er immers een om goed te maken. Onderschat daarnaast het vervolg van de brief niet. Een goede inhoud, op aantrekkelijke en actieve wijze geschreven is een goede tweede stap. De afsluiter maakt het geheel compleet.

Denk bijvoorbeeld aan de stoffige afsluiting: “Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd”. Niet meer van deze tijd. Schrijf bijvoorbeeld eens in de volgende stijl: "Meneer Jansen, ik ben benieuwd naar uw reactie op de offerte. Volgende week neem ik contact met u op om deze verder door te spreken. Heeft u eerder vragen, bel of mail mij gerust'. Zorg ervoor dat je zelf actie blijft houden in plaats van te zetten dat je de reactie van de ander afwacht. Het gebeurt helaas nog te vaak dat offertes niet worden nagebeld, met een gemiste kans als gevolg.

Zakelijke brieven en mails eindigen meestal met 'Met vriendelijke groet'. Niks mis mee, een correcte en professionele afsluiting. Tegelijkertijd wel een standaard afsluiting. En Zakelijk Verleiden begint met opvallen tussen alle andere correspondentie. Met een beetje creativiteit bedenk je zo een variatie voor jouw organisatie!Ter inspiratie een aantal voorbeelden die ik recent ben tegengekomen:
* Hartelijke groet
* Met succesvolle groet
* Met stijlvolle groet
* Met gastvrije groet
* Met sportieve groet
* Met kleurrijke groet
Jouw branche of vakgebied biedt ongetwijfeld ideeën voor een mooie afsluiter, zonder afbreuk te doen aan je professionele uitstraling.

De handtekening in brieven zet je bij voorkeur met een blauwe pen, om te voorkomen dat het een (zwarte) geprinte handtekening lijkt. Vermijd ook het tekenen 'in opdracht' waar mogelijk. Jouw klant wil graag jouw persoonlijke aandacht.

Ga de uitdaging aan en maak er iets moois van!