Altijd leuk: iets organiseren voor klanten. Het is een mooie gelegenheid om klanten te bedanken voor het feit dat ze klant zijn, het is uitstekend netwerken en daarnaast biedt het je de mogelijkheid om hen op een andere manier met jouw bedrijf kennis te laten maken. Of je nu kiest voor een originele, ludieke variant of voor een meer vertrouwde insteek, de klant beleeft er hoe dan ook plezier aan. Iedereen waardeert het om iets te 'krijgen'. Wat kun je zoal doen?

Op locatie
Stel, je produceert machines, maakt meubels of ontwerpt kinderspeelgoed. Dan kun je klanten uitnodigen in jouw showroom (als je die hebt). Veel interessanter is het om hen mee te nemen naar een van jouw klanten, waar ze de producten kunnen zien. De gastheer/klant kan met trots zijn bedrijf laten zien en de andere genodigden vinden het leuk om elders rond te kijken.

Actief
Actieve bezigheden zorgen voor een informeel contact onderling. De mogelijkheden zijn talrijk, van een driving experience tot zandsculpturen maken tot een sportieve activiteit. Deze laatste variant heeft wel een risico in zich. Ik hoorde onlangs van een bedrijf dat een sportwedstrijd met klanten had georganiseerd. Het spel werd steeds fanatieker en de emoties liepen zo hoog op, dat sommige accountmanagers en klanten elkaar voor van alles en nog wat uitmaakten. Niet goed voor de sfeer en al helemaal niet voor de klantrelatie.

Hapjes en drankjes
De welbekende haringparty, olijfolieproeverij, koken met een bekende kok: ook in dit genre is van alles mogelijk. De sfeer is ontspannen en netwerken staat hier hoog in het vaandel.

Workshop
De leukste waar ik van gehoord heb: spoedcursus humor. Ook anders-dan-anders: een workshop paardenfluisteren of communiceren met honden. En niet te vergeten de workshop Zakelijk Verleiden die ik samen met een imagodeskundige organiseer :).

Spreker
Een inspirerende, energieke en wervelende spreker kan erg interessant zijn. Kies voor een bepaald thema wat past bij jouw bedrijf of juist iets heel anders wat men niet verwacht. Humor is hier absoluut een aanrader. Het gaat niet alleen om de inhoud, mensen willen vermaakt worden.

Zorg voor de combinatie tussen interessant en fun. Dan kan de klantendag niet meer stuk.

Als je zakelijk veel mensen ontmoet, bijvoorbeeld op netwerkbijeenkomsten, is het soms lastig om de namen te onthouden. Als je de persoon weer eens tegen komt, is het wel zo attent om diens naam nog te weten (al is het maar de voor- of de achternaam). En ook tijdens het gesprek zelf is het handig om de naam paraat te hebben. Voor jezelf, maar ook als je iemand wilt voorstellen aan een ander. Tips om namen beter te onthouden:

Goed verstaan?
Veel mensen spreken hun naam snel en onduidelijk uit, soms zelfs binnensmonds. Ze zien het voorstellen als een formele handeling en verwachten niet dat je hun naam ook echt gaat onthouden. Check of je de naam goed hebt verstaan. Het helpt om de naam van de ander te herhalen en te vragen of je die goed verstaan hebt. 

Maak associaties
Het vergt een gezonde dosis creatief denken, maar deze truc werkt goed. Bedenk associaties waardoor je de naam aan de persoon kunt verbinden. Kijk hoe de persoon tegenover je eruit ziet, hoe hij/zij is gekleed en hoe hij/zij zich gedraagt. Bijvoorbeeld: iemand heeft toevallig dezelfde naam als jouw buurman. Hebben ze verder nog iets gemeen, bijvoorbeeld in uiterlijke kenmerken? Zo koppel je naam en persoon aan elkaar. 

Namen koppelen
Als je door een bekende aan iemand wordt voorgesteld, verbind je de twee namen aan elkaar. Herhaal de twee namen een aantal keer in je hoofd (Jeroen-Michiel, Jeroen-Michiel) en je hersens slaan deze koppeling op. 

Herhaal
Herhaal niet alleen de naam van de ander als deze die uitspreekt, maar spreek hem tijdens het gesprek ook een enkele keer aan met zijn/haar naam. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je dit in elke vijf zinnen gaat doen.... Doe het in ieder geval wel bij het afscheid: 'Leuk je gesproken te hebben, Michel', 'Tot ziens Marijke'..

Bedrijfsevenementen, borrels, lezingen en andere bijeenkomsten: leuk om te organiseren voor klanten, potentiële klanten, leveranciers en andere geïnteresseerden.

Voor hen interessant om jouw bedrijf beter te leren kennen en om andere mensen te ontmoeten. Voor jouw bedrijf een fraaie gelegenheid om iets speciaals de doen voor zakenrelaties. De aanleidingen voor een evenement zijn talrijk: van klantendag tot workshop en van productpresentatie tot diner.

Naast een aantrekkelijk programma is het minstens zo belangrijk om een goede gastvrouw of -heer (of meerdere bij een groot evenement). Regel het intern met collega’s of vervul zelf deze speciale rol, bedenk wel hoe je dit het beste kunt doen.

De gastvrouw of -heer zorgt voor een soepele ontvangst, wijst gasten de weg en overziet in grote lijnen alles wat er op het evenement aan de gang is. Waar nodig zorgt hij of zij er voor dat kleine problemen worden opgelost en is het een vraagbaak voor aanwezigen. Een drukke taak dus. Een belangrijk taak ook, want het is hét visitekaartje van de organisatie. Een aantal belangrijke do’s voor deze rol: 

* Wees netjes maar niet opzichtig gekleed.

* Als je de genodigden van vakinhoudelijke informatie voorziet (en niet enkel de ontvangst regelt) mag je kleding opvallender.

* Schoenen goed gepoetst en voor de dames: niet te hoge hakken.

* Zorg dat je fris ruikt en geen zware parfum of aftershave draagt.

* Heet iedereen welkom en ben oprecht aardig.

* Sta, als je even niet bezig bent, recht en met je armen achter je rug gekruist.

* Ken het programma uit je hoofd (hoe laat, welke sprekers, etc.).

* Zorg dat je weet welke vakspecialisten aanwezig zijn om gasten naar door te verwijzen.

* Speciaal voor de dames: lang haar draag je bij voorkeur uit het gezicht en wees spaarzaam met opvallende make-up.

En verder: geniet van de gezellige bijeenkomst die jouw klanten beleven.