Het schrijven van een offerte is voor de meeste bedrijven een vast onderdeel in het commerciële traject. Soms ben je de enige die een offerte mag uitbrengen, terwijl je de andere keer een van de twee, drie of zelfs meer aanbieders bent. In het gesprek voorafgaand aan de offerte heb je de kans gehad om jezelf zakelijk onweerstaanbaar aantrekkelijk te presenteren. Nu is het de uitdaging om met de offerte een volgende stap in de richting van een nieuwe opdracht te zetten. Met de volgende 3 tips schrijf je een sterke offerte.

De standaardofferte
Die bestaat niet. Geen enkele klant is standaard dus kan een offerte dat ook niet zijn. Iedere klant is speciaal, de vraagstelling is steeds weer anders (al is het soms in details) en je wilt jouw klanten vast niet het gevoel geven dat ze een van de velen zijn voor wie je eenzelfde offerte schrijft. Wat uiteraard wel handig is, is een standaard structuur van de offerte. Een aantal onderdelen komen in alle offertes terug en sommige onderdelen zijn met kleine aanpassingen geschikt om in elke offerte te plaatsen. Pas op: voorkom knip-en-plak-werk! Je zou zomaar de naam van een andere klant in de offerte kunnen laten staan of andere vergissingen maken. Lees de gehele offerte na het schrijven altijd kritisch door of vraag een collega dit te doen.Tip: schenk aandacht aan de offerte, zorg voor een strakke lay-out en duidelijk leesbaar lettertype. Gebruik eventueel afbeeldingen of zet het logo van de klant er bij. Doe de offerte in een speciale offertemap of laat het inbinden.

Wat wil de (potentiële) klant?
Een offerte schrijf je pas op het moment dat je goed in beeld hebt gebracht wat de ander zoekt. Wat is zijn probleem? Waaraan heeft hij daadwerkelijk behoefte? Ben jij de aangewezen persoon een oplossing te bieden? Het zorgvuldig achterhalen van de wensen en behoeften van een potentiële klant is noodzakelijk om een goede offerte te schrijven. Een op deur voor velen, maar ik zet hem graag weer even wat verder open voor diegenen die hier soms te weinig tijd aan besteden. Achterhaal in het gesprek ook of je een serieuze kandidaat bent voor de opdracht en waar jouw gesprekspartner zijn of haar beslissing op gaat baseren.

Wat heb je te bieden?
Een goede offerte bevat minimaal een beschrijving van de wensen en behoeften van de klant. Daarna omschrijf je hoe jouw product of dienst daar op aansluit. Benoem de voordelen ervan, zodat de ander kan lezen waarom dit bij uitstek voor hem of haar geschikt is. Bedenk dat de prijs wel belangrijk kan zijn, maar zeker niet het belangrijkste is. Voor een goed aanbod en de goede oplossing, is er ook bereidheid om te betalen. Tip: de prijs vermeld je beter niet als ‘kosten’ maar bijvoorbeeld als ‘investering’. Of spreek in termen van opbrengsten.

De begeleidende brief
Een brief bij de offerte is bestemd voor jouw gesprekspartner. Maak deze daarom persoonlijk door te refereren aan het gesprek (hoe prettig het was bijvoorbeeld of bedank voor de interessante rondleiding door het bedrijf). De offerte zelf wordt wellicht door meer mensen gelezen, dus die hou je altijd zakelijker. Voeg geen standaardbrief toe aan een offerte. De hele offerte in briefvorm schrijven is eveneens af te raden. Hooguit doe je dit als het in totaal maximaal 2 A4-tjes omvat.

In het vorige artikel van dit blog staan tips voor het schrijven van brieven en een klantgerichte, professionele opening. De eerste indruk is er immers een om goed te maken. Onderschat daarnaast het vervolg van de brief niet. Een goede inhoud, op aantrekkelijke en actieve wijze geschreven is een goede tweede stap. De afsluiter maakt het geheel compleet.

Denk bijvoorbeeld aan de stoffige afsluiting: “Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd”. Niet meer van deze tijd. Schrijf bijvoorbeeld eens in de volgende stijl: "Meneer Jansen, ik ben benieuwd naar uw reactie op de offerte. Volgende week neem ik contact met u op om deze verder door te spreken. Heeft u eerder vragen, bel of mail mij gerust'. Zorg ervoor dat je zelf actie blijft houden in plaats van te zetten dat je de reactie van de ander afwacht. Het gebeurt helaas nog te vaak dat offertes niet worden nagebeld, met een gemiste kans als gevolg.

Zakelijke brieven en mails eindigen meestal met 'Met vriendelijke groet'. Niks mis mee, een correcte en professionele afsluiting. Tegelijkertijd wel een standaard afsluiting. En Zakelijk Verleiden begint met opvallen tussen alle andere correspondentie. Met een beetje creativiteit bedenk je zo een variatie voor jouw organisatie!Ter inspiratie een aantal voorbeelden die ik recent ben tegengekomen:
* Hartelijke groet
* Met succesvolle groet
* Met stijlvolle groet
* Met gastvrije groet
* Met sportieve groet
* Met kleurrijke groet
Jouw branche of vakgebied biedt ongetwijfeld ideeën voor een mooie afsluiter, zonder afbreuk te doen aan je professionele uitstraling.

De handtekening in brieven zet je bij voorkeur met een blauwe pen, om te voorkomen dat het een (zwarte) geprinte handtekening lijkt. Vermijd ook het tekenen 'in opdracht' waar mogelijk. Jouw klant wil graag jouw persoonlijke aandacht.

Ga de uitdaging aan en maak er iets moois van!