Zomer, tijd voor rust en het opdoen van nieuwe inspiratie.

Een hele fijne vakantie en tot over een aantal weken!

Hoe kan het dat sommige mensen niet meer reageren? Is het onfatsoenlijk gedrag of zit er meer achter?

Geen reactie op een offerte

Als je geen reactie meer krijgt op een offerte die je hebt verstuurd, dan is de kans groot dat de ander er niet op in wil gaan. Hij of zij is zijn interesse in het onderwerp misschien verloren, er kunnen zich immers tal van dingen afspelen waarom een bedrijf geen behoefte meer heeft aan een product of dienst. Het kan ook zijn dat de prijs te hoog is. Vaak gaan bedrijven in dat geval eerst nog even verder kijken en andere offertes opvragen.

Helaas komt het ook voor dat er 'verplicht' een aantal offertes moeten worden opgevraagd, voor de prijsvergelijking of bevestiging dat de huidige leverancier tot echt de beste is. Jouw bedrijf kan zomaar een van de partijen is met wie (op voorhand) al geen zaken wordt gedaan. Jammer dat een offerte niet door gaat, maar dan is het voor jou wel zo prettig om dat gewoon te horen van de ander.

Toch maar geen afspraak

Geen reactie meer op een toegezegde afspraak, uitnodiging of ander contact kan ook tal van oorzaken hebben. De persoon kan achteraf denken dat hij of zij toch liever tijd steekt in andere werkzaamheden. Tijdens een kennismaking zijn mensen soms heel enthousiast over een afspraak, maar als men er goed nadenkt blijkt dat het helemaal niet zo zinvol is in sommige gevallen. Uiteraard kan de persoon ook veel te druk zijn of wil degene niet onaardig zijn om een aanbod af te slaan.

Hoe ga je er mee om?

Wat kun je er tegen doen als iemand niet meer reageert? Niet veel meer dan je professioneel opstellen. Weeg voor jezelf af hoe belangrijk de reactie is. Is het het waard om er wekenlang achteraan te jagen? Pas in ieder geval op dat je niet vervelend gaat worden, vijf keer iemands voicemail inspreken in twee weken tijd roept onherroepelijk irritatie van de andere persoon op.

Krijg je iemand telefonisch niet te spreken, volsta dat met een vriendelijke mail waarin je vermeld dat je hebt geprobeerd te bellen. Verwijs kort naar de reactie die je verwacht van de ander en spreek uit dat je hoopt iets van hem of haar te vernemen. Eventueel kun je er in vermelden dat je uiterlijk dan-en-dan een reactie nodig hebt, bijvoorbeeld omdat de offerte verloopt. Wees hier zuinig mee, want je zet de ander toch een beetje onder druk.

Wat als het stil blijft?

Door de drukte van alledag schiet het er nog wel eens bij in om contacten te onderhouden. En dat terwijl een goed onderhouden netwerk ons dagelijks leven een stuk makkelijker kan maken. Het zijn de kleine dingen die het doen! Netwerken valt of staat met interactie. Als je het goed aanpakt weet je wat de ander nodig heeft en hij of zij weet dat ook van jou. Een aantal tips om oprechte contacten te onderhouden.

Actie

Het is professioneel en je toont betrokkenheid door een actie te ondernemen als je iemand hebt ontmoet met wie je graag contact blijft houden. Wanneer je afspreekt iets te doen, dat doe je dat uiteraard! Als je geen directe acties hebt besproken, dan zijn er altijd zaken te bedenken die je kunt doen. Plan voor jezelf tijd in om na te denken over hoe jij de persoon kunt helpen. Waar ben jij goed in en kan de ander baat bij hebben? Let op: ga niet je product of dienst uitgebreid verkopen. Dat kan altijd nog als blijkt dat de ander daar behoefte aan heeft.

Bedank

Een eenvoudige en bijzonder effectieve manier van contacten onderhouden is door iemand simpelweg te bedanken. Dat kan persoonlijk, via een mail of nog leuker: stuur een kaart of persoonlijk briefje. Er is altijd wel een reden te bedenken. Bijvoorbeeld als je een tip hebt gekregen die goed aansluit bij jouw werkzaamheden of je vond het een aangenaam gesprek dat je onlangs met de persoon hebt gevoerd.

Spontaan

Spontaan contact houden zorgt er voor dat je 'in beeld' blijft bij anderen. Er zijn talloze manieren om hier vorm aan te geven. Ter inspiratie:
* Stuur een (internet) artikel door over een onderwerp wat de ander interesseert
* Adviseer een leverancier waarover je tevreden bent.
* Wens iemand succes met een opdracht die hij of zij heeft gekregen.
* Heb je een uitnodiging ontvangen en je kunt of wilt zelf niet? Maak een ander blij!
* Breng mensen uit jouw netwerk met elkaar in contact. Bijvoorbeeld als zij aanvullende werkzaamheden verrichten en elkaar zo kunnen versterken.

Digitaal

LinkedIn is een uitgelezen manier om mensen te laten weten waar je mee bezig bent. Door met regelmaat je ‘statusupdate’ in te vullen, weten mensen wat je bezig houdt en kunnen ze ook iets voor jou doen. Gebruik de update niet te veel voor het echte verkopen. Vertel bijvoorbeeld wel iets interessant wat je hebt meegemaakt, een bijeenkomst die je gaat bezoeken of hebt bezocht of link mensen door naar websites met boeiende content.

Wees oprecht en je zult zien dat netwerken gaat werken zoals het bedoeld is. 

In het vorige blogartikel heb je gelezen dat de omgeving waarin een klant welkom wordt geheten veel doet. Creëer je een warm of kil welkom? Een tweede, heel belangrijke, rol in het welkomstgevoel van de (potentiële) klant wordt vervuld door de receptioniste. Of een andere persoon die de bezoekers ontvangt, dat is maar net hoe het binnen jouw bedrijf geregeld is.

Een prettige begroeting zorgt ervoor dat iemand zich meer op zijn of haar gemakt voelt. En dat is wat je wilt bereiken bij mensen die jouw bedrijf bezoeken.

Tips voor de persoon die de bezoekers ontvangt
* Zeg ALTIJD gedag als iemand binnenkomt. Zit je midden in een telefoongesprek, maak dan oogcontact en knik als teken dat je de ander hebt gezien.

*Zorg voor een open houding. Dus niet weggedoken achter een balie, bureau of stapel werk. Maak oogcontact, draai je naar de persoon toe en toon een open lichaamshouding.
* Wijs hem of haar naar een zitplaats en biedt eventueel iets te drinken aan als je verwacht dat de bezoeker wat langer moet wachten.
* Onthoud de naam van de bezoeker. Bijvoorbeeld om de bezoeker met naam gedag te zeggen als hij of zij vertrekt na de afspraak.
* Vertel wat de bezoeker kan verwachten. Zeg bijvoorbeeld: dat je je collega gaat bellen; hoe lang het ongeveer duurt voordat hij opgehaald wordt; waar de lift/trap is als de bezoeker zelf naar de persoon met lopen met wie de afspraak is; dat de bezoeker een presentielijst moet invullen én zich daar ook weer moet uitschrijven; etc. etc. Het klinkt soms zo vanzelfsprekend, toch wordt het geregeld vergeten omdat we aannemen dat de ander 'toch wel weet wat de bedoeling is'.

Zorg er als bedrijf daarnaast voor dat iedere medewerker altijd gedag zegt als de persoon een bezoeker tegenkomt in het pand. Optimale klantvriendelijkheid!

Je krijgt maar een keer de kans voor een eerste indruk, dat is ons allemaal bekend. Datzelfde geldt ook voor de indruk van jouw bedrijf. Iedereen die een bezoek brengt aan jouw kantoor vormt zich bij de eerste stap door de deur een beeld van het bedrijf. Hoe ziet het eruit? Hoe wordt ik ontvangen? Wat voor indruk krijg ik van de mensen die hier werken? Er zijn tal van zaken die een klant een warm of juist kil welkom bezorgen.

De dierenarts waar ik kom heeft zijn wachtruimte ingericht als een soort woonkamer. Bloemen op tafel, verplaatsbare stoelen zodat je wat afstand kunt nemen van de toch wel grote hond naast je en een leesmand met van alles en nog wat. Fijn voor het dier, nog fijner voor baasjes met dierenarts-stress. Opvallend zijn ook de medewerkers. Zeer correct en klantvriendelijk en gekleed in bedrijfskleding die in de verste verte niks te maken heeft met witte jassen. Een fijn warm welkom dus.

Een compleet andere ervaring heb ik eens gehad bij een potentiële klant. Ik kwam binnen in een grote hal, zonder stoelen, planten of schilderijen en de receptioniste zat achter een glazen schuifraam wat direct weer dicht werd gedaan nadat ik me had gemeld. Brrr, kil! Er stonden wel een aantal vitrinekasten met producten die het bedrijf maakt, interessant om naar te kijken en een goede afleiding. In de tien lange minuten dat ik er moest vertoeven, kwamen drie medewerkers van het bedrijf voorbij. Geen van hen zei gedag, maar liep alleen haastig naar een andere ruimte.

Creëer een warm welkom!

Zo zie je maar dat de ontvangst van een klant nogal uiteen kan lopen. Een aantal dingen om rekening mee te houden, zodat jouw (potentiële) klanten een warm welkom krijgen:
* Hou een ontvangstruimte rustig, zodat een bezoeker meteen overzicht heeft. Mensen komen in een vreemde omgeving en willen zich snel op hun gemak voelen.
* Maak het sfeervol door planten en/of een bloemstuk neer te zetten.
* Hang iets aan de muur. Dat kan kunst zijn, maar bijvoorbeeld ook foto's van het bedrijf en de activiteiten die er plaats vinden.
* Zorg voor comfortabele stoelen. Dat hoeven uiteraard geen riante fauteuils te zijn, er zijn tal van goedzittende receptiestoelen verkrijgbaar die niet alleen uit plastic en metaal bestaan.
* Leg iets te lezen neer of zet leesmateriaal in een tijdschriftenrek. Denk aan de dagelijkse krant, (zakelijke) tijdschriften, brochures of folders van het bedrijf, etc.

In het volgende blogbericht een aantal tips voor de persoon die de bezoekers ontvangt.

Goed verstaan?
Veel mensen spreken hun naam snel en onduidelijk uit, soms zelfs binnensmonds. Ze zien het voorstellen als een formele handeling en verwachten niet dat je hun naam ook echt gaat onthouden. Check of je de naam goed hebt verstaan. Het helpt om de naam van de ander te herhalen en te vragen of je die goed verstaan hebt. 

Maak associaties
Het vergt een gezonde dosis creatief denken, maar deze truc werkt goed. Bedenk associaties waardoor je de naam aan de persoon kunt verbinden. Kijk hoe de persoon tegenover je eruit ziet, hoe hij/zij is gekleed en hoe hij/zij zich gedraagt. Bijvoorbeeld: iemand heeft toevallig dezelfde naam als jouw buurman. Hebben ze verder nog iets gemeen, bijvoorbeeld in uiterlijke kenmerken? Zo koppel je naam en persoon aan elkaar. 

Namen koppelen
Als je door een bekende aan iemand wordt voorgesteld, verbind je de twee namen aan elkaar. Herhaal de twee namen een aantal keer in je hoofd (Jeroen-Michiel, Jeroen-Michiel) en je hersens slaan deze koppeling op. 

Herhaal
Herhaal niet alleen de naam van de ander als deze die uitspreekt, maar spreek hem tijdens het gesprek ook een enkele keer aan met zijn/haar naam. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je dit in elke vijf zinnen gaat doen.... Doe het in ieder geval wel bij het afscheid: 'Leuk je gesproken te hebben, Michel', 'Tot ziens Marijke'..

De zomer is in aantocht en overal zie je de zomerse kleding al weer te voorschijn komen. Genieten van de warmte, vrolijkheid om je heen, heerlijk! En dan weer aan het werk. Best lastig om de zomerse sferen at los te laten en je weer in zakelijke professionele kleding te hijsen. Nou hebben vrouwen het wat dat betreft iets makkelijker dan mannen (de salesman moet al snel een pak aan), maar toch.

Ineens verschijnen ook overal de blote-voeten-in-schoenen. En daar gaat het nog wel eens mis. Platte sandalen en slippers zijn zakelijk gezien ‘not done’. Leuk voor in het weekend, op een terrasje na het werk of lekker thuis. Een kennis van mij is imago-consulente en zij schrikt elke keer weer van blote tenen. Gruwelijk vindt ze dat. Misschien een beetje overdreven, want de leuke ‘peep-toed’-schoenen (waar je aan de schoenpunt een klein stukje van een paar tenen ziet) kunnen best charmant staan. Ook de slingbacks met open hiel zijn zakelijk heel goed te dragen. Een effen schoen of rustige tinten zijn altijd een goede keuze. Te veelkleurig kan weer net wat te informeel overkomen, maar als het past bij je outfit zou ik het zeker niet laten.

Lieve dames, wel heb ook ik als vrouw een klein verzoekje aan jullie. Het is echt fijn om een beetje extra aandacht voor je voeten te hebben in de zomer. De ruwe, eeltige voeten met zwarte haartjes op de tenen (ja, echt) en ongelakte nagels zijn geen lust voor het oog van de zakenpartners. Beetje scrubben, insmeren en lakken doen wonderen. En het maakt echt niet uit of je wiebeltenen, kleine, grote, bolle of platte voeten hebt. Paar mooie hakjes er onder en de zomerse zakelijkheid kan beginnen!

Soms ben je met iemand in gesprek en dan bekruipt je het gevoel dat er ‘iets niet klopt’. De ander lijkt niet helemaal de waarheid te vertellen, hoewel je het ook weer niet zeker weet. Nu zijn er allerlei redenen te bedenken waarom iemand liever niet de (hele) waarheid vertelt. Hij of zij wil bijvoorbeeld bluffen om beter over te komen, zichzelf beschermen of voorkomen zich voor te schamen.

Zoals dat gaat met lichaamstaal: je wordt er door ‘verraden’. Vertel je niet helemaal de waarheid dan is het, zelfs bij intensieve training op lichaamstaal, bijna onmogelijk om te verbergen. Je gaat er bijvoorbeeld van blozen, transpireren of vaak met je ogen knipperen.

Zit je met iemand in gesprek en wil je zeker weten dat de persoon wel de waarheid spreekt, let dan eens op de volgende punten:

Waarheidskant

Er wordt wel eens beweerd dat mensen die naar linksboven kijken als ze nadenken, vervolgens niet de waarheid spreken. Dat klopt niet. Iedereen heeft een eigen 'waarheidskant'. Neem de proef op de som en ontdek de waarheidskant van jouw collega's, vrienden of anderen. Stel aan de persoon drie verschillende feitelijke vragen waar hij of zij even over na moet denken. Bijvoorbeeld: 'Wat heb je eergisteren ’s avonds gegeten?', 'Wat is je favoriete kledingstuk?' of 'Wat is de leukste opdracht die je dit jaar voor je werk hebt mogen uitvoeren?'.Als je de vraag gesteld hebt let je vervolgens goed op de ogen van je gesprekspartner. Kijken ze naar links- of rechtsboven? Die kant is dan de 'waarheidskant'. In het vervolg van een gesprek kun je door op de ogen te letten, zien of iemand de waarheid spreekt. Het vergt wel wat concentratie en oefening.

Neus aanraken

Iemand die tijdens het spreken kort de neus aanraakt of er over wrijft heeft waarschijnlijk iets te verbergen. Als iemand liegt wordt de doorbloeding sterker en gaan zenuwuiteinden tintelen (het Pinokkio-effect), die jeuk wordt weg gewreven. Let op: oordeel niet al te snel. Iemand die een keer langs de neus wrijft kan ook gewoon jeuk hebben. Meerdere keren wordt wat twijfelachtig. 

Mond bedekken

Spreken met de hand gedeeltelijk voor de mond laat zien dat iemand iets te verbergen heeft. Sommige mensen creëren hetzelfde effect door een koffiekopje vast te blijven houden op mondhoogte, zodat de ander hun mond niet helemaal ziet.

Nek krabbelen

Zie je iemand zichzelf in de nek krabbelen, dan geeft dat twijfel aan. Vaak doet iemand dit als hij of zij aan het woord is. Hetzelfde effect heeft het trekken aan een kraag van bijvoorbeeld een overhemd. De persoon voelt bijna letterlijk het zweet in de nek opkomen en wil wat lucht krijgen.

Ogen wrijven

In de ogen wrijven kan betekenen dat iemand iets niet wil zien of de persoon geeft er mee aan dat hij de ander niet in de ogen wil kijken. In dat laatste geval wordt de gesprekspartner mogelijk misleidt. Wegkijken terwijl de persoon zelf aan het woord is, duidt hier ook op.

Lichaamstaal vertelt veel, je kunt dus maar beter gewoon de waarheid spreken :). 

Voor hen interessant om jouw bedrijf beter te leren kennen en om andere mensen te ontmoeten. Voor jouw bedrijf een fraaie gelegenheid om iets speciaals de doen voor zakenrelaties. De aanleidingen voor een evenement zijn talrijk: van klantendag tot workshop en van productpresentatie tot diner.

Naast een aantrekkelijk programma is het minstens zo belangrijk om een goede gastvrouw of -heer (of meerdere bij een groot evenement). Regel het intern met collega’s of vervul zelf deze speciale rol, bedenk wel hoe je dit het beste kunt doen.

De gastvrouw of -heer zorgt voor een soepele ontvangst, wijst gasten de weg en overziet in grote lijnen alles wat er op het evenement aan de gang is. Waar nodig zorgt hij of zij er voor dat kleine problemen worden opgelost en is het een vraagbaak voor aanwezigen. Een drukke taak dus. Een belangrijk taak ook, want het is hét visitekaartje van de organisatie. Een aantal belangrijke do’s voor deze rol: 

* Wees netjes maar niet opzichtig gekleed.

* Als je de genodigden van vakinhoudelijke informatie voorziet (en niet enkel de ontvangst regelt) mag je kleding opvallender.

* Schoenen goed gepoetst en voor de dames: niet te hoge hakken.

* Zorg dat je fris ruikt en geen zware parfum of aftershave draagt.

* Heet iedereen welkom en ben oprecht aardig.

* Sta, als je even niet bezig bent, recht en met je armen achter je rug gekruist.

* Ken het programma uit je hoofd (hoe laat, welke sprekers, etc.).

* Zorg dat je weet welke vakspecialisten aanwezig zijn om gasten naar door te verwijzen.

* Speciaal voor de dames: lang haar draag je bij voorkeur uit het gezicht en wees spaarzaam met opvallende make-up.

En verder: geniet van de gezellige bijeenkomst die jouw klanten beleven.

Als je in gesprek bent met iemand die een dergelijke houding aanneemt, kan het een vals gevoel van ontspanning aangeven. De ander lijkt je op je gemak te stellen, terwijl hij in feite klaar is voor de aanval. Bewust of onbewust, want dat is vaak het geval met non-verbale signalen. Hoe dan ook ziet de persoon er zelfverzekerd uit en lijkt het alsof hij alles beter weet.

Wil je dat je gesprekspartner een andere houding aanneemt, zet of leg dan iets neer waardoor de persoon naar voren moet buigen. Soms nemen mannelijke gesprekspartners eenzelfde houding aan, wat er vervolgens voor zorgt dat er een soort 'machtsstrijd' ontstaat. Dat onprettige gevoel zorgt er wel voor dat de armen vaak naar beneden gaan. Voor vrouwen geldt dat je deze houding beter helemaal niet kunt aannemen. Het is maar net op welke lichaamsdelen je de aandacht wilt vestigen.... 

Wat vertel jij als je jezelf onderscheidend wilt presenteren? De perfecte minipresentatie bestaat uit drie onderdelen:

* Wie help je met jouw product/dienst? Ofwel: welke doelgroep heb je?

* Welke waarde voeg je toe of welk probleem los je op?

* Wat levert het op voor de ander?

Grootste valkuil is het gebruiken van algemeenheden zoals uitstekende service en goede kwaliteit. Want dat heeft (als het goed is....) iedereen, dus daarmee val je niet op. Prikkel de ander door het noemen van voorbeelden die voor zijn of haar branche van toepassing zijn. Noem onderdelen van jouw werk of bedrijf waarmee je daadwerkelijk opvalt tussen je concurrenten. Een link maken naar actualiteiten werkt ook goed. Maak het herkenbaar en aantrekkelijk voor de ander.

Jouw minipresentatie bestaat weliswaar uit de genoemde onderdelen. Waak er wel voor dat je geen standaardverhaal opsomt. Wees enthousiast en varieer naar hartenlust. Mensen doen zaken met mensen, dus ze onthouden heel goed hoe sprankelend of boeiend jouw verhaal is. Of ze je nu aan de telefoon hebben of met je in gesprek raken op een bijeenkomst, enthousiasme werkt aanstekelijk!

Goede acquisitie bestaat voor een belangrijk deel uit het kiezen van de juiste doelgroep. Door je op een specifiek deel van de markt te richten maak je jezelf veel aantrekkelijker dan wanneer je 'alles voor iedereen wil zijn'. Je richten op een bepaalde doelgroep helpt je om je (potentiële) klanten goed te leren kennen. Wat houdt hen bezig? Wat speelt er in de branche of regio waar zij zich begeven? Spreek de taal van de klant! Bijkomend voordeel is dat je jezelf ook beter als specialist kunt neerzetten. Als je overal een beetje doet, weten mensen niet zo goed waar ze jouw voor kunnen benaderen. Breng je doelgroep dus zorgvuldig in kaart.

De makkelijkste manier is om eerst een overzicht te maken van je huidige relaties. Verdeel deze in vijf groepen:
* Grote klanten
* Middelgrote klanten
* Kleine klanten
* Inactieve klanten
* Potentiële klanten

Feit is dat je bij je bestaande klanten (ofwel de eerste drie groepen) het makkelijkste meer omzet genereert. Zij kennen jou en jij kent hen en wie aan goed relatiemanagement doet kan een samenwerking lang behouden.

Minstens zo interessant zijn de inactieve klanten. Blijkbaar was er ooit een goede reden om met elkaar zaken te doen, maar is dat nu niet het geval. Mooi moment om de contacten weer eens nieuw leven in te blazen. Misschien ben je wel uit het oog verloren, omdat je niks meer van je hebt laten horen de laatste tijd? Het kan je zomaar weer nieuwe contacten en opdrachten opleveren. Doen dus!

De prospects breng je het gemakkelijkst in kaart als je een duidelijke doelgroep hebt. Op verschillende manieren kun je met hen in contact komen. Denk bijvoorbeeld aan:
* Vragen bij bestaande relaties of jouw product/dienst interessant is voor bedrijven die zij kennen.
* Maak contact via acties en aanbiedingen, zoals een gratis kennismaking met jouw product of dienst.
* Het versturen van een mailing waarin je een actueel onderwerp voor de branche of regio aanhaalt. Maak het herkenbaar voor de lezer en geef aan wat jij kunt bieden.
* Publiceer (al dan niet met free publicity) in vakbladen of regionaal georiënteerde zakenbladen.

Positioneer jezelf als kenner....en zorg er uiteraard voor dat je ook daadwerkelijk weet waar je over praat. Haal je gegevens van jouw doelgroep uit adresbestanden van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel of internet? Zorg er voor dat je zeker weet dat alles klopt, het is toch slordig als je met de verkeerde informatie bij een prospect aan komt zetten.

Als je je doelgroep eenmaal duidelijk geformuleerd hebt gaat acquisitie je meteen een stuk makkelijk af. Veel succes!

Een goed opgebouwd verhaal is een ding. Daarnaast is het belangrijk hoe jouw uitstraling is. Houdt rekening met de volgende aandachtspunten:

Lichaamstaal

Met lichaamstaal kun je jouw boodschap versterken of juist verzwakken. Wanneer jouw verbale boodschap niet strookt met wat je lichaamstaal vertelt, breng je het publiek in verwarring. Zij pikken deze signalen bewust en onbewust altijd op. Een aantal tips:

·         Beweeg! Gebruik je handen om een woord kracht bij te zetten en blijf niet stokstijf voor de groep staan.

·         Zorg voor een open houding. Armen niet over elkaar gekruist, niet oplezen van papier of beeldscherm en ontspan.

·         Hou je hoofd rechtop.

·         Maak oogcontact. Bij kleine groepen zorg je er voor dat je met iedere aanwezige daadwerkelijk oogcontact hebt. Bij grotere groepen is dit lastig, probeer toch altijd verschillende mensen aan te kijken en zorg er verder voor dat je wel in alle richtingen van de zaal naar je publiek kijkt. Hou je blik in geen geval strak op één plek gericht.

·         Vermijd ‘frunniken’ aan kleding, tafels, pennen en andere attributen. Het geeft een zenuwachtige indruk. 

Wanneer jij energiek voor de groep staat, neemt het publiek de energie van je over en hou je meer dynamiek in de zaal. Let ook op de non-verbale signalen van je publiek. Zo kun je inschatten hoe je boodschap overkomt en of je nog de volle aandacht hebt. 

Stemgebruik

Denk bij krachtig stemgebruik aan de volgende elementen: volume, intonatie, tempo, articulatie en enthousiasme. Adem rustig en met je buik. Zo voorkom je dat eventuele spanningen doorklinken in je stem. Zet ook altijd een glas water klaar om je keel te smeren. Bovendien geeft het drinken van wat water een natuurlijk rustmoment voor jezelf en in je presentatie. 

Overtuigend taalgebruik

·         Vermijd twijfelwoorden, stopwoorden, verkleinwoorden.

·         Wees concreet en duidelijk.

·         Gebruik positief taalgebruik.

·         Spreek in de tegenwoordige tijd.

·         Vermijd vaktaal, tenzij de ander dit zeker begrijpt.

·         Spreek actief in plaats van lijdend, vermijd woorden zoals ‘worden’ en ‘zijn’.

·         Gebruik zo min mogelijk woorden als ‘kunnen’, ‘moeten’ en ‘zullen’. 

Persoonlijke uitstraling

Naast de goede inzet van communicatievaardigheden is ook jouw uitstraling van belang. Kleding kan beter te formeel zijn dan te informeel, stem het zo goed mogelijk af op je publiek. Rustige tinten zijn over het algemeen altijd goed. Let er daarnaast op dat je schoenen gepoetst zijn, haren gekamd, nagels netjes verzorgd en zorg voor een prettige lichaamsgeur. 

Veel presentatieplezier!

Mensen die naar jouw presentatie luisteren willen geprikkeld worden! Dat doe je onder andere door je manier van presenteren en de (visuele) hulpmiddelen die je inzet. Maar je kunt ook heel goed gebruik maken van het publiek zelf. Of je nu voor een volle zaal spreekt of voor een kleiner gezelschap: betrek ze bij je presentatie en jouw verhaal blijft beter hangen. Een aantal variaties om toe te passen:

Stel vragen
Blijf na de vraag even stil en kijk naar je publiek. Laat hen nadenken over jouw vraag. Bij een kleine groep kun je een of twee personen om het antwoord vragen, bij een grote groep doe je dit beter zelf om rumoer te voorkomen.

Check hoe je boodschap overkomt
Vraag bijvoorbeeld of teksten op een flip-over of beeldscherm goed te lezen zijn, of je goed verstaanbaar bent, etc. Ook vragen of je duidelijk bent in wat je vertelt is goed.

Laat mensen meedoen
Interactie maakt een presentatie inspirerend. Een stelling poneren werkt altijd goed. Laat het publiek reageren door voor- of tegenstanders te laten staan of laat mensen in tweetallen de stelling bediscussiëren.

Geef ruimte voor vragen uit het publiek
Bij kleinere groepen kan dit veelal tussendoor. Spreek je voor een grote groep dan is het verstandig om aparte momenten in te bouwen waarop het publiek vragen kan stellen.Bouw na elke vraag een kort moment voor jezelf in om na te denken over het antwoorden. Bijvoorbeeld door te zeggen dat het een interessante vraag is of dat je blij bent dat de persoon het vraagt. Een tegenvraag stellen ter verduidelijking genereert eveneens extra tijd om na te denken. Weet je het antwoord niet, zeg dit dan eerlijk en bied aan om er op een later tijdstip op terug te komen bij de vragensteller. Hou het antwoord op een vraag altijd kort en bondig.

Het publiek betrekken levert soms lastige situaties op. Tips om er mee om te gaan:
* Komen er geen vragen uit het publiek? Stel dan zelf een open vraag om iemand uit te nodigen vragen te gaan stellen. Bijvoorbeeld: Voor wie kan ik nog iets nader toelichten? Of: Wie kan ik uitnodigen om de eerste vraag te stellen.
* Stelt iemand een kritische vraag? Reflecteer om de angel er uit te halen.
* Vraagt iemand om een onderdeel uit de presentatie te herhalen? Beperk je in dat geval tot de hoofdlijnen.

Tot slot: spreek je publiek altijd aan met 'u'. 'Je' is bij een jong publiek acceptabel of als je de mensen goed kent. 'Jullie' is te algemeen, niemand voelt zich zo direct aangesproken.\

Alle tips voor het opbouwen van een presentatie helpen je om er een wervelend geheel van te maken. Daarnaast ben jij zelf van heel groot belang. In het laatste artikel van deze blogserie aandacht voor jouw persoonlijke presentatietechnieken.

Een sterke afsluiting van je presentatie zorgt er voor dat mensen langer blijven nadenken over wat je hebt gezegd en ook jou beter blijven onthouden. De kans is daarnaast groot dat ze meer gaan doen om de kennis te gebruiken in hun praktijk of dat ze beter overwegen om voor jouw aanbod te kiezen. Een aantal voorbeelden ter inspiratie:

Prikkelende vraag
Stel een prikkelende vraag over het onderwerp van je presentatie, al dan niet gelinkt aan de praktijk van je publiek. Geef geen antwoord op de vraag! De kunst is dat je publiek er zelf over na gaat denken (en praten), waardoor jouw presentatie nog een tijdje in hun geheugen blijft.

Beeld en geluid
Een korte film of geluidsfragment werkt aan het einde van je presentatie als krachtige afsluiter. Zorg voor een duidelijke link met het onderwerp en/of de kern van je verhaal. Let op: Een film of geluidsfragment aan zowel het begin als ter afsluiting van je presentatie is te veel van het goede. Maak een keuze waar dit het meeste effect heeft.

Rond maken
Als het kan, ga dan als afsluiting weer terug naar het begin van je presentatie en wat je toen verteld hebt. Door hier een link tussen te maken, maak je de presentatie als het ware rond en benadruk je het belang van het onderwerp voor je publiek.

Stelling formuleren
Door de kern van je verhaal samen te vatten in een stelling, stuur je er op aan dat mensen verder nadenken over het onderwerp. Geef ze wel de gelegenheid om er over te discussiëren en eventueel om er nog op terug te komen in een later stadium.Tot slot: hou de afsluiting van je presentatie altijd kort en krachtig.

Een presentatie is extra interessant als het publiek betrokken wordt. Voorkom dat het een eenzijdig verhaal wordt, lees in het volgende blogartikel meer over de manieren waarop je jouw publiek kunt betrekken.

De mensen in de (vergader)zaal zitten klaar voor jouw presentatie. Je voorbereiding is goed en je bent er van overtuigd dat het een wervelend geheel gaat worden. En dan begin je. Wordt het een korte opsomming van het programma? Of kies je voor een opvallende en prikkelende opening om meteen de aandacht vast te pakken? De laatste optie vergroot de kans dat het publiek de rest van je presentatie vol interesse blijft luisteren. Een aantal voorbeelden van goede binnenkomers:

Beeld en geluid
Start voordat je iets zegt een korte film of geluidsfragment. Je publiek verwacht dat jij begint met spreken en krijgen iets anders voorgeschoteld. Dat trekt de aandacht en maakt nieuwsgierig! Met een goed gekozen fragment maak je vaak een belangrijk deel van je presentatie duidelijk, je creëert commitment voor wat je gaat zeggen.

Anekdote
Een (korte!) anekdote fungeert als uitstekende kapstok voor de rest van je presentatie. Persoonlijke ervaringen en belevenissen doen het vaak goed. Vertel de anekdote op een mooie verhalende manier voor extra aandacht. Om je gevoel voor anekdotes te ontwikkelen, is het nuttig om je ogen en oren elke dag de kost te geven. Waar je ook bent en wat je ook doet, de anekdotes liggen voor het oprapen.

Humor
Een grap is een uitstekende ijsbreker van een presentatie. Let er wel op dat er een link is tussen de grap en het onderwerp van je presentatie. Waak er voor dat je geen grappen maakt over politieke of religieuze onderwerpen, grote kans dat het publiek dit niet kan waarderen.

Actualiteit
Een (positief) onderwerp uit het nieuws linken aan het onderwerp van je presentatie geeft je een handige kapstok. Lees de krant, kijk en luister naar het nieuws, speur op het internet en je zult zien dat er vaak een goede overeenkomst te bedenken is met jouw presentatie.

Citeer
Velen voor jou hebben al fantastische openingszinnen bedacht. Dus: beter goed gejat dan slecht bedacht. Op het internet zijn tal van sites te vinden waar goede citaten staan en ook in de boekhandel vind je voldoende inspiratie. Let op: vermeld wel van wie het citaat afkomstig is. Een sterke opening is belangrijk, een goede afsluiting is dat eveneens.

In het volgende blogartikel meer over de manieren waarop je dat kunt doen.

Enkel spreken tijdens een presentatie is niet voldoende. Films, foto's, voorwerpen of het gebruik van andere visuele hulpmiddelen maken de presentatie aantrekkelijk om naar te kijken. Belangrijk, want je publiek richt zich maar voor 20% op wat je zegt en de overige 80% besteden ze aan datgene wat ze zien! De meningen over PowerPoint zijn nogal verdeeld. Toch is het nog steeds het meest gebruikte hulpmiddel bij het geven van presentaties. Daarom de belangrijkste tips op een rij.

• Zet alleen kernwoorden en hoofdlijnen (maximaal 6 items) op de sheet.Als je naast de kern meer informatie op de sheets zet, loop je het risico dat je het publiek ‘kwijt raakt’ doordat zij gaan lezen.

• Gebruik veel foto’s, grafieken, tekeningen, korte films en ander beeldmateriaal.Beelden zeggen meer dan woorden, maak er dus gebruik van!

• Gebruik lettergrootte 18 en gebruik maximaal drie (goed zichtbare) kleuren voor de tekst.

• Cursieve tekst is lastig te lezen, vette letters zijn wel duidelijk.

• Maak van je presentatie geen kermisattractie door volop te variëren met springende letters, invliegende beelden, vallende zinnen en dergelijke mogelijkheden die het programma biedt. Kies voor een beperkt aantal opties en voer dit consequent door in alle sheets. Hiermee creëer je rust voor het publiek.

• Lees niet op van het scherm. Kijk zo min mogelijk naar het scherm, kijk naar je publiek. Tenzij je iets aanwijst op het beeld. Praat in geen geval wanneer je richting het scherm gedraaid bent.

• Koop een draadloos apparaatje om de sheets van je presentatie door te klikken. Het voordeel van deze apparaatjes is dat er een aanwijslampje in verwerkt is. Ook zit er een timer op, waarvan je een signaal krijgt als de (door jou vooraf ingestelde) tijd bijna verlopen.

• Beheers zowel het programma PowerPoint, de laptop en de beamer waar je mee werkt. Het is zonde als er tijd verloren gaat doordat de techniek niet soepel werkt. Zorg voor een alternatief om je presentatie te ondersteunen voor het geval de techniek het laat afweten.

• Deel na afloop een hand-out van de presentatie uit of verzend een mail naar de aanwezigen met een link naar de site ‘slideshare’ waar zij de presentatie kunnen downloaden.

Tip: bedenk wat je nog meer kunt doen om je presentatie aantrekkelijk te maken, zonder PowerPoint. Je houdt je publiek actiever betrokken, omdat ze steeds iets nieuws te zien of horen krijgen. Als je de mogelijkheid hebt, laat dan daadwerkelijk iets in levende lijve zien aan de mensen.

Zo, nu ben je er klaar voor om de laatste hand te leggen aan de presentatie: hoe begin je en op welke manier betrek je het publiek direct bij jouw verhaal. Lees er meer over in het volgende blogartikel.

Een goede en duidelijke structuur in je presentatie is noodzakelijk om je publiek te betrekken. Je verhaal opdienen in hapklare brokken maakt het voor de luisteraar gemakkelijk om alles in zich op te nemen en te onthouden. Bedenk daarbij dat de kracht van herhaling het meeste effect heeft.

Vertel wat je gaat vertellen

Vertel het

Vertel wat je verteld hebt

Kortom: de VVV-structuur

Hou je een langere bijeenkomst met presentaties over diverse onderwerpen. Hanteer deze structuur dan zowel voor de gehele bijeenkomst als voor de verschillende onderwerpen afzonderlijk. Korte stiltes zijn niet erg. Een pauze in je teksten brengt rust in de presentatie en geeft je publiek de gelegenheid om te verwerken wat je verteld hebt. Wissel rustige momenten af met dynamiek. Zo hou je je publiek scherp!

Tip: gebruik signaalwoorden. Deze geven in een presentatie verbanden aan en maken de structuur voor het publiek helder, gebruik ze bewust. Een aantal voorbeelden van woorden:

·         Opsomming (zoals: bovendien, daarnaast, ten eerste, tot slot).

·         Samenvatting (zoals: concluderend, kortom, samengevat).

·         Tegenstelling (zoals: aan de ene/andere kant, desondanks, in tegenstelling tot).

·         Vergelijking (zoals: eveneens, in vergelijking met, net als).

·         Voorbeeld (zoals: dat blijkt uit, bijvoorbeeld, ter illustratie).

·         Besluit (zoals: daarom, namelijk, om die reden).

Heb je jouw presentatie eenmaal opgebouwd, dan ga je deze verder vormgeven. Kies je voor PowerPoint of voor een andere manier? Lees er meer over in het volgende blogartikel.

Steeds vaker vragen potentiële opdrachtgevers om een presentatie, bijvoorbeeld voor het management of om nieuwe gebruikers te overtuigen van jouw aanbod. Ook presentaties om kennis over te brengen zijn een uitstekende manier om jezelf (en daarmee jouw bedrijf) te profileren. Sommige mensen worden het liefst te plekke onzichtbaar als ze moeten presenteren. Anderen hebben er plezier in en geven met verve een mooie ‘show’. Ongeacht tot welke groep je behoort, een sterke en inspirerende presentatie vraagt om de juiste aanpak. In deze blogserie ‘Presentatietechnieken’ lees je de komende weken tips en adviezen om van jouw presentaties een succes te maken. Deze week: de voorbereiding.

Een goede voorbereiding is een must voor een succesvolle presentatie. Stel jezelf daarom vooraf de volgende vragen en bouw je presentatie van daar uit op.

Wie is je doelgroep?
De belangrijkste factor voor een boeiende presentatie is er voor te zorgen dat jouw boodschap aansluit bij de interesses en verwachtingen van je publiek. Dat kan lastig zijn, zeker als je het publiek (nog) niet kent. Door zoveel mogelijk informatie over je publiek te achterhalen, slaag je er in om je presentatie op hen af te stemmen. Denk bijvoorbeeld aan achtergrond, kennisniveau, samenstelling van de groep en het belang dat zij hebben bij jouw boodschap. 

Wat is je doelstelling?
Een doelstelling formuleer je het best zo concreet mogelijk en door het omschrijven van het beoogde resultaat. Grofweg zijn de volgende hoofddoelen te onderscheiden:
* Kennis
Bijvoorbeeld: door jouw presentatie weet het publiek meer de werking en resultaten van de nieuwe machine.
* Houding
Bijvoorbeeld: na jouw presentatie hebben de gebruikers de intentie om de werkprocessen op de afdeling aan te passen.
* Gedrag
Bijvoorbeeld: de managers voeren in het vervolg alle coachgesprekken volgens een duidelijke structuur.

Let op: wees niet te ambitieus in je doelstellingen. Mensen onthouden maar gedeeltelijk wat je allemaal vertelt en laat zien. Veranderingen hebben meer tijd nodig dan de duur van jouw presentatie alleen.

Wat is je boodschap?
Op basis van de vorige twee vragen bepaal je wat de inhoud van je presentatie wordt. Bedenk daarbij voortdurend: Wat wil mijn publiek weten? Je hoeft niet al je kennis en kunde in je presentatie te verwerken. Hou het compact en duidelijk, zo zorg je ervoor dat het grootste deel van de informatie bij je publiek blijft hangen. Verwerk daarnaast verschillende voorbeelden in je betoog. Uiteraard dienen deze afgestemd te zijn op jouw doelgroep. Dat maakt ze herkenbaar, waardoor mensen ze makkelijk kunnen doorvertalen naar hun eigen situatie.

Volgende keer: breng een duidelijke structuur aan in de presentatie.

Goede acquisitie bestaat voor een belangrijk deel uit het kiezen van de juiste doelgroep. Door je op een specifiek deel van de markt te richten maak je jezelf veel aantrekkelijker dan wanneer je 'alles voor iedereen wil zijn'. Je richten op een bepaalde doelgroep helpt je om je (potentiële) klanten goed te leren kennen. Wat houdt hen bezig? Wat speelt er in de branche of regio waar zij zich begeven? Bijkomend voordeel is dat je jezelf ook beter als specialist kunt neerzetten. Als je overal een beetje doet, weten mensen niet zo goed waar ze jouw voor kunnen benaderen. Breng je doelgroep dus zorgvuldig in kaart.

Begin bij je bestaande klanten

Verdeel deze eventueel in drie groepen: grote klanten, middelgrote klanten, kleine klanten.
Feit is dat je bij je bestaande klanten het makkelijkste meer omzet genereert. Zij kennen jou en jij kent hen en wie aan goed relatiemanagement doet kan een samenwerking lang behouden.

Inactieve klanten

Minstens zo interessant zijn de inactieve klanten. Blijkbaar was er ooit een goede reden om met elkaar zaken te doen, maar is dat nu niet het geval. Mooi moment om de contacten weer eens nieuw leven in te blazen. Misschien ben je wel uit het oog verloren, omdat je niks meer van je hebt laten horen de laatste tijd? Het kan je zomaar weer nieuwe contacten en opdrachten opleveren. Doen dus!

Potentiële klanten

De prospects of potentiële klanten breng je het gemakkelijkst in kaart als je een duidelijke doelgroep hebt. Op verschillende manieren kun je met hen in contact komen. Denk bijvoorbeeld aan:
* Vragen bij bestaande relaties of jouw product/dienst interessant is voor bedrijven die zij kennen.
* Maak contact via acties en aanbiedingen, zoals een gratis kennismaking met jouw product of dienst.
* Het versturen van een mailing waarin je een actueel onderwerp voor de branche of regio aanhaalt. Maak het herkenbaar voor de lezer en geef aan wat jij kunt bieden. Wel nabellen die mailing, anders is het verspilde tijd en energie.* Publiceer (al dan niet met free publicity) in vakbladen of regionaal georiënteerde zakenbladen. Positioneer jezelf als kenner....en zorg er uiteraard voor dat je ook daadwerkelijk weet waar je over praat.

Acquisitie wordt een stuk overzichtelijker als je bewust kiest voor een duidelijke doelgroep. En je behaalt er meer resultaat mee. 

Non-verbale communicatie is een van de belangrijkste elementen van jouw professionele uitstraling. Met ieder lichaamsdeel kun je jouw gesprekspartner een positief of juist verkeerd signaal geven. Laten we de duimen eens onder de loep nemen.

Een regelmatig gezien voorbeeld: hand(en) in je broekzakken en de duimen er buiten. Je duimen laten in dit geval zien dat je veel zelfvertrouwen hebt en je jezelf superieur voelt ten opzichte van je gesprekspartner. Typisch geval van machtsgevoel en dominant gedrag dus. Vaak zie je ook dat de persoon zijn (of haar!) hoofd iets omhoog heeft geheven en kan het zelfs zo zijn dat hij of zij een wat arrogante blik heeft. Niet de beste indruk die je wilt wekken bij een zakelijke relatie. Is het dan niet goed om je duimen te laten zien? Jawel hoor, in verschillende situaties.

Overduidelijk is de opgestoken duim, een positief gebaar dat je maakt om iemand te complimenteren. Ook het revers van je jasje vastpakken met een omhoog wijzende duim, geeft een positieve uitstraling. Dames doen dit wel eens met de schouderbanden van hun tas. Mannen laten hun duimen vaker zien, vooral in het bijzijn van vrouwen. Daarmee laten ze onbewust zien dat ze de ander waarderen.

Je duimen laten zien krijgt een dominante uitstraling als ze uit je zakken steken, zoals bovengenoemd. Sommige mensen willen dit signaal bewust of onbewust verbergen en stoppen daarom hun handen in de achterzakken van hun broek, met nog steeds de duimen er uit. De armen over elkaar geslagen voor de borst en de duimen omhoog gestoken neigt meer naar agressie. Als iemand staat met de duimen uit de zakken of over elkaar geslagen armen, dan combineert hij of zij dit vaak met 'wiebelen' op de bal van de voeten. Zo lijkt die persoon iets langer dan in werkelijkheid. Wijzen met je duim naar een ander toont gebrek aan respect.

Waar laat je je duimen dan? Helemaal verstoppen in je zakken komt onzeker of terughoudend over, niet handig. Je duimen in je zakken en de rest van je handen er uit is af te raden, omdat je daarmee laat zien dat je je erg voelt aangetrokken tot je gesprekpartner. Blijft er niks anders over dan je handen niet in je broekzakken te stoppen! Ben je bang om nu als een houten Klaas of Klazien te staan, hou dan in een hand iets vast (bijvoorbeeld een pen of papier). Dat geeft een stevig gevoel. 

Goedendag!

Om maar bij het begin te beginnen: opnemen met goedemorgen/-middag is écht netjes en meer dan dat. Meestal vallen de eerste paar tellen van een gesprek weg, omdat de ander aan je stem moet wennen of omdat er ruis op de lijn is. Dus als je hiermee begint mist de ander in ieder geval je (bedrijfs)naam niet.

Wie ben jij?

Bij uitgaande gesprekken noem je eerst je eigen naam en dan je bedrijfsnaam. Bij inkomende gesprekken is het net andersom. Het belangrijkste zeg je als laatste, vandaar deze volgorde. Oh ja, de telefoon neem je uiteraard op binnen drie keer dat die is overgegaan en met een glimlach. Toch?!

Wie is de ander?

Wil je het helemaal zakelijk correct doen, noem dan ook de naam van de ander. Niet schrikken! Dit hoef je echt niet zo vaak te doen als de gemiddelde dame of heer van een callcenter. Aan het begin en bij de afsluiting van het gesprek is voldoende. Eventueel kun je tussentijds nog een keer de naam gebruiken. Heel handig als je iemands aandacht wil trekken (of iemand wil onderbreken op een correcte manier). Zodra iemand zijn of haar naam hoort is alle aandacht voor jou.

Wacht effe hoor…

Nog zoiets waarmee je positief kunt opvallen: iemand in de wacht zetten. Hoe vaak heb jij het meegemaakt dat iemand jou in de wacht zet met 'Momentje!' om vervolgens weer op te nemen met 'Daar ben ik weer!'? Klinkt wel heel jolig. In de wacht zetten is het beste door gewoon te vragen of iemand een moment heeft (en op het antwoord te wachten, er wordt zelden nee gezegd). Als je de persoon dan weer uit de wacht haalt bedank je hem of haar voor het wachten.

Tot besluit

Als afsluiting van het gesprek geef je een korte samenvatting van gemaakte afspraken en zeg je elkaar gedag. Bijvoorbeeld door de ander een fijne (werk)dag, prettige avond, veel succes of iets anders vriendelijks toe te wensen. Hou je ook aan het volgende: klant hangt als eerste op. Zeker als je belt met een vast toestel komt het heel vervelend over als jouw klant hoort hoe jij de hoorn er op 'gooit'.

Krijg je kriebels van bovenstaande tips? Zonde, want hiermee maak je verschil en blijf je professioneel. En natuurlijk is het per gesprek verschillend, want met een jarenlange klant heb je vaak andere gesprekken dan wanneer je iemand voor de eerste keer spreekt. Maar geloof me, ook goede zakelijke relaties waarderen professionaliteit in telefoongesprekken. 

Als je staat te praten

Op bijeenkomsten praat je vaak staand met mensen. Kijk volgende keer eens (niet al te opvallend uiteraard) naar de voeten van de aanwezigen. Die wijzen (een of allebei) altijd in de richting waar hij of zij naar toe wil gaan. Bijvoorbeeld naar een van de personen in de groep, omdat die het meest interessant gevonden wordt. Overigens hoeft dat niet degene te zijn die aan het woord is. Een ander persoon kan ook je nieuwsgierigheid wekken, waardoor je met elkaar in gesprek wilt gaan. Voeten wijzen soms ook een totaal andere richting op, meer weggedraaid van de groep. Dat is een teken dat de persoon graag ergens anders naar toe wil.

Zittend in een vergadering

Hetzelfde geldt voor gesprekken in vergaderruimtes of het kantoor van je klant. Okee, het is wat vreemd en gênant als je uitgebreid probeert om te kijken waar diens voeten naar toe wijzen....maar wie weet kun je er onopvallend en ongemerkt een glimp van opvangen. Wijzen de voeten jouw richting uit? Mooi, het gesprek bevalt goed! Wijzen ze naar een ander of zelfs naar de deur? Oei, probeer te achterhalen wat de ander van het gesprek vindt en creëer een andere wending.

Jouw voeten vertonen hetzelfde gedrag. Wees je er van bewust zodat je, als je het wilt, je voeten een andere kant op kunt laten wijzen. En, een extra goede reden om altijd met gepoetste schoenen op pad te gaan.

 onderscheidend 2010!

P Denk aan het milieu voordat u dit bericht print!

Een groene uitstraling gaat natuurlijk veel verder dan een zin in de mail. Het bedrijf van een vriend is aan het bekijken hoe ze milieuvriendelijker kunnen verpakken en doet aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Ah, da's een leuk punt van discussie. Want wat is dat dan precies en wat is het verschil met Maatschappelijk Betrokken Ondernemen (MBO)? MVO doe je vooral voor jezelf zo blijkt. Printen op FSC-papier, dubbelzijdig kopiëren, bewust kiezen waar je de grondstoffen vandaan haalt en een zuinige auto rijden.

MBO daarentegen is iets wat je vooral voor een ander doet. Voor mij als zelfstandig ondernemer in de dienstensector is MBO een stuk makkelijker. Al een aantal jaar zet ik mij vrijwillig in voor een aantal goede doelen in mijn omgeving. Ondersteuning bij PR-werkzaamheden, werven van sponsoren, dat soort zaken. Leuk en ontzettend motiverend om te zien wat je met een groep vrijwilligers kunt bereiken! Een aantal bedrijven die ik ken doen geregeld iets aan MBO. Elk jaar organiseren ze met alle medewerkers bijvoorbeeld een Goede Doelendag om bij instellingen de handen uit de mouwen te steken. In de afgelopen jaren zijn ze gaan klussen op een dierenasiel, tuinieren bij een dagverblijf voor gehandicapte kinderen en hebben ze ouderen een dagje uit bezorgd. Maar ook een tijdelijke ondersteuning van maatschappelijke organisatie komt vaak voor. Sommige stellen zelfs iemand een aantal uur per week kosteloos beschikbaar om een klus te klaren. 

Het blijft leuk en interessant om voor jezelf eens te kijken wat je allemaal doet voor mens, dier en milieu. En het levert inspirerende gesprekken op met anderen!

Denk bijvoorbeeld aan de stoffige afsluiting: “Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd”. Niet meer van deze tijd. Schrijf bijvoorbeeld eens in de volgende stijl: "Meneer Jansen, ik ben benieuwd naar uw reactie op de offerte. Volgende week neem ik contact met u op om deze verder door te spreken. Heeft u eerder vragen, bel of mail mij gerust'. Zorg ervoor dat je zelf actie blijft houden in plaats van te zetten dat je de reactie van de ander afwacht. Het gebeurt helaas nog te vaak dat offertes niet worden nagebeld, met een gemiste kans als gevolg.

Zakelijke brieven en mails eindigen meestal met 'Met vriendelijke groet'. Niks mis mee, een correcte en professionele afsluiting. Tegelijkertijd wel een standaard afsluiting. En Zakelijk Verleiden begint met opvallen tussen alle andere correspondentie. Met een beetje creativiteit bedenk je zo een variatie voor jouw organisatie!Ter inspiratie een aantal voorbeelden die ik recent ben tegengekomen:
* Hartelijke groet
* Met succesvolle groet
* Met stijlvolle groet
* Met gastvrije groet
* Met sportieve groet
* Met kleurrijke groet
Jouw branche of vakgebied biedt ongetwijfeld ideeën voor een mooie afsluiter, zonder afbreuk te doen aan je professionele uitstraling.

De handtekening in brieven zet je bij voorkeur met een blauwe pen, om te voorkomen dat het een (zwarte) geprinte handtekening lijkt. Vermijd ook het tekenen 'in opdracht' waar mogelijk. Jouw klant wil graag jouw persoonlijke aandacht.

Ga de uitdaging aan en maak er iets moois van!

Taal is hip en de laatste tijd steeds meer in het nieuws. Het boek 'Taal is zeg maar echt mijn ding' van Paulien Cornelisse verkoopt goed en de uitkomst van de Vaagtaal-verkiezing 2009 'je ding doen' staat in tal van kranten en tijdschriften en is al in menig tv-quiz als vraag gesteld. Hoe belangrijk is taal in salesgesprekken?

Volgens onderzoeken is de inhoud van je verhaal, en daarmee je taalgebruik, voor maar 7% van belang in het totaalplaatje van communicatie. Niet veel, zou je zo zeggen. Toch is er met die 7% heel wat voordeel te behalen. Voor de duidelijkheid: je verhaal moet inhoudelijk wel kloppen natuurlijk. Jouw vakkennis moet als een paal boven water staan. Door de manier waarop jij je als deskundige presenteert, heb je al veel effect op de ander. Waar het vaak om gaat is de woordkeuze die je gebruikt.

Krachtig communiceren vraagt in ieder geval om aandacht voor de volgende zeven punten:

* Plaats in zinnen geregeld de ‘u’ voor de ‘ik’.Bijvoorbeeld: ‘U ontvangt de informatie volgende week’, in plaats van ‘Ik stuur de informatie volgende week naar u toe’. De klant voorop stellen in je taalgebruik maakt het gesprek een stuk klantvriendelijker.

* Spreek in de tegenwoordige tijd.Wie kent niet het veel gehate ‘Hoe was uw naam?’. Gelukkig is deze variant steeds meer aan het verdwijnen.

* Vermijd vaktaal, tenzij je zeker weet dat de ander die ook beheerst.Of het nu gaat om heel technische informatie, woorden die je vooral intern gebruikt of de zogenaamde ‘managementspeak’. Het maakt je communicatie meestal niet helder en duidelijk.

* Vermijd twijfelwoorden.Twijfelwoorden ontkrachten je verhaal, zonde! Dit zijn woorden zoals: misschien, eventueel, eigenlijk, denk ik.

* Vermijd verkleinwoorden.Laatst hoorde ik iemand zeggen "ik doe ook een stukje advies". Dat geeft mij persoonlijk niet zo veel vertrouwen.

* Spreek positief.Praat bijvoorbeeld niet over problemen of lastig in te schatten levertijden. Voorkom ook woorden die een negatieve reactie kunnen oproepen: moeten, altijd, nooit.

* Zeg stopwoorden een stop toe.‘Zeg maar’, ‘dus’, ‘ja’, ‘he’, zomaar een paar veelgebruikte stopwoorden. Lastig om af te leren, maar met wat hulp van mensen in je omgeving die je er op wijzen gaat het zeker lukken.

Tot slot: wees concreet en duidelijk. Zeg dus niet dat je zo snel mogelijk een offerte naar de klant opstuurt, maar dat de klant de offerte uiterlijk aanstaande maandag ontvangt.

Oogcontact kan een gesprek in een bepaalde richting sturen. Zo blijkt dat degene die als eerste wegkijkt kan overkomen als verlegen, nerveus of 'onderdanig'. Bij belangrijke gesprekken zoals onderhandelingen merk je daardoor wel eens dat iemand je langer aankijkt dan normaal. Zo laat de ander een vorm van dominantie blijken. Iemand strak aankijken zonder met je ogen te knipperen duidt ronduit op agressie. Als iemand juist heel vaak met zijn of haar ogen knippert, dan komt dit vaak omdat die persoon het gevoel heeft onder druk te staan. Praat je met iemand van wie de ogen voortdurend overal heen flitsen, dan geeft dat aan dat hij of zij zich onzeker voelt of graag weg wil.

Twee tips om je blik bewust in te zetten:
* Wil je sociaal en vertrouwd overkomen, kijk bij de ander dan met name naar het gebied tussen de ogen en de mond.
* Krachtig wordt het wanneer je kijkt naar het gebied tussen de ogen en het midden van het voorhoofd. Let op: te lang kijken komt intimiderend over.

Pas op dat je tijdens een gesprek niet voortdurend oogcontact maakt. Je gesprekspartner wordt hier waarschijnlijk bloednerveus van. Ongeveer 60% van de tijd iemand aankijken is een goede richtlijn. Je zult merken dat het per persoon sterk verschilt. Wanneer je een klik hebt met de ander is er veel meer oogcontact dan wanneer twee personen elkaar niet zo goed liggen. Ook leuk om te weten: verwijde pupillen geven aan dat de ander heel geïnteresseerd is. Laten we er voor het gemak maar van uit gaan dat de interesse in zakelijke gesprekken er is voor jouw bedrijf, in het café heeft het waarschijnlijk een heel andere betekenis .....