Als je klanten spreekt - telefonisch of persoonlijk - is het handig en verstandig om een (kort) verslag van de gesprekken te maken. Soms volstaat het om afspraken vast te leggen in een CRM-systeem. Andere keren is het beter om een verslag in Word te maken. Niet alleen voor jezelf, zodat je nog eens kunt opzoeken wat je allemaal hebt besproken. Ook voor jouw leidinggevende is het een goede manier om te weten wat er speelt bij klanten. En voor collega's, die bijvoorbeeld tijdens jouw vakantie een klant spreken, is het een uitstekend middel om eenvoudig relevante informatie op te zoeken. Tips om snel een duidelijk verslag te maken.

Voor zover nog niet aanwezig in jouw bedrijf: maak een standaard sjabloon voor het bezoekverslag. Daar staan de volgende onderdelen in:

Contactgegevens klant
Kijk of je een automatische koppeling kunt maken tussen een adresbestand van jouw klanten en het document waarin je verslagen zet. Dan hoef je het niet opnieuw in te voeren.

Gegevens gesprekspartner
Uiteraard de naam en daarnaast ook de functie, positie binnen het bedrijf (is het een beslisser, beïnvloeder, etc) en persoonlijke contactgegevens zoals direct telefoonnummer en e-mailadres. Eventueel kun je vragen en noteren of iemand ook op LinkedIn of Twitter te vinden is.

Praktische informatie over het gesprek
Denk aan datum, tijdstip en locatie. Ook de reden en/of het doel van het gesprek noteer je hier. Vermeld voor zover van toepassing wie er nog meer bij het gesprek aanwezig waren.

Het gesprek
Noteer de belangrijkste gesprekspunten, al dan niet aan de hand van de vooraf opgestelde agendapunten. Deze aantekeningen helpen je om je geheugen op een later tijdstip op te frissen. Schrijf in korte zinnen of puntsgewijs, maar wel met zoveel tekst dat het ook voor een 'buitenstaander' te begrijpen is.

Afspraken
Afspraken over vervolgacties zijn een belangrijk onderdeel van het verslag. Zo weten alle partijen wat er te doen staat en wie het gaat oppakken. Zet acties die jij uit gaat voeren direct op een to do lijst of in je agenda.

Vervolgafspraak
Noteer hier wanneer er een volgend contactmoment is. Dat kan telefonisch zijn, een nieuwe persoonlijke afspraak of een notitie dat een collega contact op gaat nemen.

Voorafgaand aan een afspraak vul je het verslag al deels in. Doe de rest zo snel mogelijk na afloop van het gesprek. Eventueel doe je dit tijdens het gesprek. Bedenk wel dat - handmatig of via de laptop - invullen van een document voor veel afleiding kan zorgen wat het gesprek niet ten goede komt. Het verslag stuur je indien nodig naar alle personen die aanwezig waren bij het gesprek en je zorgt meteen voor de interne verspreiding bij jouw bedrijf. Stuur je het niet naar de klant? Kies er dan voor om de gemaakte afspraken en vervolgacties in een mail te bevestigen. Dat werkt voor iedereen het meest efficiënt.

Onderwerpen: Klantcontact, Tips, verkopen.

Mails, tweets, nieuwsbrieven en websites vliegen dagelijks over menig beeldscherm voorbij. De snelheid van de dag zorgt er voor dat we vaak aangenaam verrast worden als iemand iets extra's voor ons doet. Dat is fijn en het is ook een uitstekende manier om aan relatiebeheer te doen. Want niet alles hoeft even snel te verlopen en een lange relatie is gebaat bij oprechte aandacht. Stuur voor de verandering daarom eens een ansichtkaart. Zo een waar je met pen op de achterkant zelf iets schrijft, in plaats van een voorgedrukt exemplaar met bedrijfslogo. Er zijn een heleboel momenten te bedenken waarop je een kaartje kunt sturen naar jouw klanten en andere zakenrelaties:

Eens in de zoveel tijd loop ik een kantoorboekhandel binnen om een voorraad kaarten in te slaan. Vaak met alleen een enkel woord of korte tekst op de voorkant, soms met een grappige afbeelding, uiteraard altijd wat felicitatiekaarten en ook een enkele 3D-kaart, kaart met een speciale vorm of ander opvallend iets. De stapel ligt binnen handbereik en er gaan wekelijks wel een aantal ansichtkaarten de deur uit. De redenen van versturen lopen nogal uiteen:

Afgeronde opdracht
Een bedankje omdat je goed hebt samengewerkt, iets moois hebt bereikt, te feliciteren met nieuw behaalde resultaten of om succes te wensen.

Tussen de werkzaamheden door
Sommige trajecten duren een aantal maanden en dan is het attent om een klant tussentijds iets aardigs te wensen. Of juist een grappige kaart te sturen, een glimlach doet wonderen.

Een doorverwijzing
Netwerken = helpen, dat doe ik graag. En andersom zijn er ook vaak mensen die iemand naar mij doorverwijzen. Alleen dat is al een kaartje waard. Komt er een nieuwe samenwerking tot stand, dan is het zeker de moeite waard om waardering te laten blijken.

Goed contact
Als je iemand op een netwerkbijeenkomst hebt gesproken, een goed gesprek hebt gehad met een potentiële klant of leverancier, iets hebt gelezen over een klant op internet of in de krant of gewoon, een aardig iemand die je hebt ontmoet. Zomaar een kaartje sturen zorgt er zeker voor dat iemand jouw onderscheidende aanpak waardeert.

Speciale gelegenheden
Een inkopper, als je de verjaardag, trouwdag, jubileum of andere feestelijke datum weet dan is een kaartje altijd goed.

Kaarten in de winkel kopen geeft veel afwisseling en je hebt de mogelijkheid om het heel persoonlijk te maken. Uiteraard kun je ook een aantal kaarten laten voordrukken in de lijn van jouw bedrijf, product of dienst. Dit kan bijvoorbeeld bij ikwilkaarten.nl of overleg met een vormgever.

De welbekende slogan 'kleine moeite, groot plezier' gaat zeker voor het versturen van een ansichtkaart op. Uiteindelijk draait het toch om de persoonlijke aandacht.

Onderwerpen: Communicatie, Inspiratie, Klantcontact, Netwerken, Tips.