Een goede en duidelijke structuur in je presentatie is noodzakelijk om je publiek te betrekken. Je verhaal opdienen in hapklare brokken maakt het voor de luisteraar gemakkelijk om alles in zich op te nemen en te onthouden. Bedenk daarbij dat de kracht van herhaling het meeste effect heeft.

Vertel wat je gaat vertellen

Vertel het

Vertel wat je verteld hebt

Kortom: de VVV-structuur

Hou je een langere bijeenkomst met presentaties over diverse onderwerpen. Hanteer deze structuur dan zowel voor de gehele bijeenkomst als voor de verschillende onderwerpen afzonderlijk. Korte stiltes zijn niet erg. Een pauze in je teksten brengt rust in de presentatie en geeft je publiek de gelegenheid om te verwerken wat je verteld hebt. Wissel rustige momenten af met dynamiek. Zo hou je je publiek scherp!

Tip: gebruik signaalwoorden. Deze geven in een presentatie verbanden aan en maken de structuur voor het publiek helder, gebruik ze bewust. Een aantal voorbeelden van woorden:

·         Opsomming (zoals: bovendien, daarnaast, ten eerste, tot slot).

·         Samenvatting (zoals: concluderend, kortom, samengevat).

·         Tegenstelling (zoals: aan de ene/andere kant, desondanks, in tegenstelling tot).

·         Vergelijking (zoals: eveneens, in vergelijking met, net als).

·         Voorbeeld (zoals: dat blijkt uit, bijvoorbeeld, ter illustratie).

·         Besluit (zoals: daarom, namelijk, om die reden).

Heb je jouw presentatie eenmaal opgebouwd, dan ga je deze verder vormgeven. Kies je voor PowerPoint of voor een andere manier? Lees er meer over in het volgende blogartikel.

Steeds vaker vragen potentiële opdrachtgevers om een presentatie, bijvoorbeeld voor het management of om nieuwe gebruikers te overtuigen van jouw aanbod. Ook presentaties om kennis over te brengen zijn een uitstekende manier om jezelf (en daarmee jouw bedrijf) te profileren. Sommige mensen worden het liefst te plekke onzichtbaar als ze moeten presenteren. Anderen hebben er plezier in en geven met verve een mooie ‘show’. Ongeacht tot welke groep je behoort, een sterke en inspirerende presentatie vraagt om de juiste aanpak. In deze blogserie ‘Presentatietechnieken’ lees je de komende weken tips en adviezen om van jouw presentaties een succes te maken. Deze week: de voorbereiding.

Een goede voorbereiding is een must voor een succesvolle presentatie. Stel jezelf daarom vooraf de volgende vragen en bouw je presentatie van daar uit op.

Wie is je doelgroep?
De belangrijkste factor voor een boeiende presentatie is er voor te zorgen dat jouw boodschap aansluit bij de interesses en verwachtingen van je publiek. Dat kan lastig zijn, zeker als je het publiek (nog) niet kent. Door zoveel mogelijk informatie over je publiek te achterhalen, slaag je er in om je presentatie op hen af te stemmen. Denk bijvoorbeeld aan achtergrond, kennisniveau, samenstelling van de groep en het belang dat zij hebben bij jouw boodschap. 

Wat is je doelstelling?
Een doelstelling formuleer je het best zo concreet mogelijk en door het omschrijven van het beoogde resultaat. Grofweg zijn de volgende hoofddoelen te onderscheiden:
* Kennis
Bijvoorbeeld: door jouw presentatie weet het publiek meer de werking en resultaten van de nieuwe machine.
* Houding
Bijvoorbeeld: na jouw presentatie hebben de gebruikers de intentie om de werkprocessen op de afdeling aan te passen.
* Gedrag
Bijvoorbeeld: de managers voeren in het vervolg alle coachgesprekken volgens een duidelijke structuur.

Let op: wees niet te ambitieus in je doelstellingen. Mensen onthouden maar gedeeltelijk wat je allemaal vertelt en laat zien. Veranderingen hebben meer tijd nodig dan de duur van jouw presentatie alleen.

Wat is je boodschap?
Op basis van de vorige twee vragen bepaal je wat de inhoud van je presentatie wordt. Bedenk daarbij voortdurend: Wat wil mijn publiek weten? Je hoeft niet al je kennis en kunde in je presentatie te verwerken. Hou het compact en duidelijk, zo zorg je ervoor dat het grootste deel van de informatie bij je publiek blijft hangen. Verwerk daarnaast verschillende voorbeelden in je betoog. Uiteraard dienen deze afgestemd te zijn op jouw doelgroep. Dat maakt ze herkenbaar, waardoor mensen ze makkelijk kunnen doorvertalen naar hun eigen situatie.

Volgende keer: breng een duidelijke structuur aan in de presentatie.

Goede acquisitie bestaat voor een belangrijk deel uit het kiezen van de juiste doelgroep. Door je op een specifiek deel van de markt te richten maak je jezelf veel aantrekkelijker dan wanneer je 'alles voor iedereen wil zijn'. Je richten op een bepaalde doelgroep helpt je om je (potentiële) klanten goed te leren kennen. Wat houdt hen bezig? Wat speelt er in de branche of regio waar zij zich begeven? Bijkomend voordeel is dat je jezelf ook beter als specialist kunt neerzetten. Als je overal een beetje doet, weten mensen niet zo goed waar ze jouw voor kunnen benaderen. Breng je doelgroep dus zorgvuldig in kaart.

Begin bij je bestaande klanten

Verdeel deze eventueel in drie groepen: grote klanten, middelgrote klanten, kleine klanten.
Feit is dat je bij je bestaande klanten het makkelijkste meer omzet genereert. Zij kennen jou en jij kent hen en wie aan goed relatiemanagement doet kan een samenwerking lang behouden.

Inactieve klanten

Minstens zo interessant zijn de inactieve klanten. Blijkbaar was er ooit een goede reden om met elkaar zaken te doen, maar is dat nu niet het geval. Mooi moment om de contacten weer eens nieuw leven in te blazen. Misschien ben je wel uit het oog verloren, omdat je niks meer van je hebt laten horen de laatste tijd? Het kan je zomaar weer nieuwe contacten en opdrachten opleveren. Doen dus!

Potentiële klanten

De prospects of potentiële klanten breng je het gemakkelijkst in kaart als je een duidelijke doelgroep hebt. Op verschillende manieren kun je met hen in contact komen. Denk bijvoorbeeld aan:
* Vragen bij bestaande relaties of jouw product/dienst interessant is voor bedrijven die zij kennen.
* Maak contact via acties en aanbiedingen, zoals een gratis kennismaking met jouw product of dienst.
* Het versturen van een mailing waarin je een actueel onderwerp voor de branche of regio aanhaalt. Maak het herkenbaar voor de lezer en geef aan wat jij kunt bieden. Wel nabellen die mailing, anders is het verspilde tijd en energie.* Publiceer (al dan niet met free publicity) in vakbladen of regionaal georiënteerde zakenbladen. Positioneer jezelf als kenner....en zorg er uiteraard voor dat je ook daadwerkelijk weet waar je over praat.

Acquisitie wordt een stuk overzichtelijker als je bewust kiest voor een duidelijke doelgroep. En je behaalt er meer resultaat mee. 

Non-verbale communicatie is een van de belangrijkste elementen van jouw professionele uitstraling. Met ieder lichaamsdeel kun je jouw gesprekspartner een positief of juist verkeerd signaal geven. Laten we de duimen eens onder de loep nemen.

Een regelmatig gezien voorbeeld: hand(en) in je broekzakken en de duimen er buiten. Je duimen laten in dit geval zien dat je veel zelfvertrouwen hebt en je jezelf superieur voelt ten opzichte van je gesprekspartner. Typisch geval van machtsgevoel en dominant gedrag dus. Vaak zie je ook dat de persoon zijn (of haar!) hoofd iets omhoog heeft geheven en kan het zelfs zo zijn dat hij of zij een wat arrogante blik heeft. Niet de beste indruk die je wilt wekken bij een zakelijke relatie. Is het dan niet goed om je duimen te laten zien? Jawel hoor, in verschillende situaties.

Overduidelijk is de opgestoken duim, een positief gebaar dat je maakt om iemand te complimenteren. Ook het revers van je jasje vastpakken met een omhoog wijzende duim, geeft een positieve uitstraling. Dames doen dit wel eens met de schouderbanden van hun tas. Mannen laten hun duimen vaker zien, vooral in het bijzijn van vrouwen. Daarmee laten ze onbewust zien dat ze de ander waarderen.

Je duimen laten zien krijgt een dominante uitstraling als ze uit je zakken steken, zoals bovengenoemd. Sommige mensen willen dit signaal bewust of onbewust verbergen en stoppen daarom hun handen in de achterzakken van hun broek, met nog steeds de duimen er uit. De armen over elkaar geslagen voor de borst en de duimen omhoog gestoken neigt meer naar agressie. Als iemand staat met de duimen uit de zakken of over elkaar geslagen armen, dan combineert hij of zij dit vaak met 'wiebelen' op de bal van de voeten. Zo lijkt die persoon iets langer dan in werkelijkheid. Wijzen met je duim naar een ander toont gebrek aan respect.

Waar laat je je duimen dan? Helemaal verstoppen in je zakken komt onzeker of terughoudend over, niet handig. Je duimen in je zakken en de rest van je handen er uit is af te raden, omdat je daarmee laat zien dat je je erg voelt aangetrokken tot je gesprekpartner. Blijft er niks anders over dan je handen niet in je broekzakken te stoppen! Ben je bang om nu als een houten Klaas of Klazien te staan, hou dan in een hand iets vast (bijvoorbeeld een pen of papier). Dat geeft een stevig gevoel.