Kopenhagen is net achter de rug, ‘groen’ is de trend in het bedrijfsleven en ook privé is bijna iedereen wel op een of andere manier bezig met ‘groen leven’. Bijna niet meer aan te ontkomen tegenwoordig, en dat is maar goed ook vind ik persoonlijk. En, hoe groen is jouw bedrijf? De groene uitstraling van bedrijven varieert van heel eenvoudig tot best-ver-doorgevoerd. En het heeft onbetwist effect op hoe anderen jouw bedrijf zien. Om de simpelste vorm maar te noemen: de groene-mailregel. Heb jij hem al standaard in je mail-handtekening staan? Nog niet: knip en plak naar hartelust!

P Denk aan het milieu voordat u dit bericht print!

Een groene uitstraling gaat natuurlijk veel verder dan een zin in de mail. Het bedrijf van een vriend is aan het bekijken hoe ze milieuvriendelijker kunnen verpakken en doet aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Ah, da's een leuk punt van discussie. Want wat is dat dan precies en wat is het verschil met Maatschappelijk Betrokken Ondernemen (MBO)? MVO doe je vooral voor jezelf zo blijkt. Printen op FSC-papier, dubbelzijdig kopiëren, bewust kiezen waar je de grondstoffen vandaan haalt en een zuinige auto rijden.

MBO daarentegen is iets wat je vooral voor een ander doet. Voor mij als zelfstandig ondernemer in de dienstensector is MBO een stuk makkelijker. Al een aantal jaar zet ik mij vrijwillig in voor een aantal goede doelen in mijn omgeving. Ondersteuning bij PR-werkzaamheden, werven van sponsoren, dat soort zaken. Leuk en ontzettend motiverend om te zien wat je met een groep vrijwilligers kunt bereiken! Een aantal bedrijven die ik ken doen geregeld iets aan MBO. Elk jaar organiseren ze met alle medewerkers bijvoorbeeld een Goede Doelendag om bij instellingen de handen uit de mouwen te steken. In de afgelopen jaren zijn ze gaan klussen op een dierenasiel, tuinieren bij een dagverblijf voor gehandicapte kinderen en hebben ze ouderen een dagje uit bezorgd. Maar ook een tijdelijke ondersteuning van maatschappelijke organisatie komt vaak voor. Sommige stellen zelfs iemand een aantal uur per week kosteloos beschikbaar om een klus te klaren. 

Het blijft leuk en interessant om voor jezelf eens te kijken wat je allemaal doet voor mens, dier en milieu. En het levert inspirerende gesprekken op met anderen!

In het vorige artikel van dit blog staan tips voor het schrijven van brieven en een klantgerichte, professionele opening. De eerste indruk is er immers een om goed te maken. Onderschat daarnaast het vervolg van de brief niet. Een goede inhoud, op aantrekkelijke en actieve wijze geschreven is een goede tweede stap. De afsluiter maakt het geheel compleet.

Denk bijvoorbeeld aan de stoffige afsluiting: “Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd”. Niet meer van deze tijd. Schrijf bijvoorbeeld eens in de volgende stijl: "Meneer Jansen, ik ben benieuwd naar uw reactie op de offerte. Volgende week neem ik contact met u op om deze verder door te spreken. Heeft u eerder vragen, bel of mail mij gerust'. Zorg ervoor dat je zelf actie blijft houden in plaats van te zetten dat je de reactie van de ander afwacht. Het gebeurt helaas nog te vaak dat offertes niet worden nagebeld, met een gemiste kans als gevolg.

Zakelijke brieven en mails eindigen meestal met 'Met vriendelijke groet'. Niks mis mee, een correcte en professionele afsluiting. Tegelijkertijd wel een standaard afsluiting. En Zakelijk Verleiden begint met opvallen tussen alle andere correspondentie. Met een beetje creativiteit bedenk je zo een variatie voor jouw organisatie!Ter inspiratie een aantal voorbeelden die ik recent ben tegengekomen:
* Hartelijke groet
* Met succesvolle groet
* Met stijlvolle groet
* Met gastvrije groet
* Met sportieve groet
* Met kleurrijke groet
Jouw branche of vakgebied biedt ongetwijfeld ideeën voor een mooie afsluiter, zonder afbreuk te doen aan je professionele uitstraling.

De handtekening in brieven zet je bij voorkeur met een blauwe pen, om te voorkomen dat het een (zwarte) geprinte handtekening lijkt. Vermijd ook het tekenen 'in opdracht' waar mogelijk. Jouw klant wil graag jouw persoonlijke aandacht.

Ga de uitdaging aan en maak er iets moois van!

Taal is hip en de laatste tijd steeds meer in het nieuws. Het boek 'Taal is zeg maar echt mijn ding' van Paulien Cornelisse verkoopt goed en de uitkomst van de Vaagtaal-verkiezing 2009 'je ding doen' staat in tal van kranten en tijdschriften en is al in menig tv-quiz als vraag gesteld. Hoe belangrijk is taal in salesgesprekken?

Volgens onderzoeken is de inhoud van je verhaal, en daarmee je taalgebruik, voor maar 7% van belang in het totaalplaatje van communicatie. Niet veel, zou je zo zeggen. Toch is er met die 7% heel wat voordeel te behalen. Voor de duidelijkheid: je verhaal moet inhoudelijk wel kloppen natuurlijk. Jouw vakkennis moet als een paal boven water staan. Door de manier waarop jij je als deskundige presenteert, heb je al veel effect op de ander. Waar het vaak om gaat is de woordkeuze die je gebruikt.

Krachtig communiceren vraagt in ieder geval om aandacht voor de volgende zeven punten:

* Plaats in zinnen geregeld de ‘u’ voor de ‘ik’.Bijvoorbeeld: ‘U ontvangt de informatie volgende week’, in plaats van ‘Ik stuur de informatie volgende week naar u toe’. De klant voorop stellen in je taalgebruik maakt het gesprek een stuk klantvriendelijker.

* Spreek in de tegenwoordige tijd.Wie kent niet het veel gehate ‘Hoe was uw naam?’. Gelukkig is deze variant steeds meer aan het verdwijnen.

* Vermijd vaktaal, tenzij je zeker weet dat de ander die ook beheerst.Of het nu gaat om heel technische informatie, woorden die je vooral intern gebruikt of de zogenaamde ‘managementspeak’. Het maakt je communicatie meestal niet helder en duidelijk.

* Vermijd twijfelwoorden.Twijfelwoorden ontkrachten je verhaal, zonde! Dit zijn woorden zoals: misschien, eventueel, eigenlijk, denk ik.

* Vermijd verkleinwoorden.Laatst hoorde ik iemand zeggen "ik doe ook een stukje advies". Dat geeft mij persoonlijk niet zo veel vertrouwen.

* Spreek positief.Praat bijvoorbeeld niet over problemen of lastig in te schatten levertijden. Voorkom ook woorden die een negatieve reactie kunnen oproepen: moeten, altijd, nooit.

* Zeg stopwoorden een stop toe.‘Zeg maar’, ‘dus’, ‘ja’, ‘he’, zomaar een paar veelgebruikte stopwoorden. Lastig om af te leren, maar met wat hulp van mensen in je omgeving die je er op wijzen gaat het zeker lukken.

Tot slot: wees concreet en duidelijk. Zeg dus niet dat je zo snel mogelijk een offerte naar de klant opstuurt, maar dat de klant de offerte uiterlijk aanstaande maandag ontvangt.