Onlangs sprak ik iemand die een nieuwe dienstverlening gaat introduceren. Hiervoor verstuurt hij onder andere een mailing naar een aantal bedrijven. 'Niet met een postzegel erop, maar met een frankeermachine gefrankeerd', vertelde hij. Zijn motivatie: mailings met een postzegel komen minder professioneel over en dan denken mensen dat het van een klein bedrijf komt, wordt dus niet gelezen. Interessant om eens te polsen wat mensen in mijn netwerk daar van vinden. De conclusie is 50/50. De een vindt post met een postzegel juist getuigen van oprechte aandacht en geen 'bulkmail'. De ander vindt de frankeermachine beter. Wat voor frankeerwijze je ook kiest, uiteindelijk gaat het er om dat de ontvanger de envelop opent. Tips om op te vallen:

Kaart
Mensen vinden het meestal leuk om een kaart te krijgen. De kans dat deze gelezen wordt is groot, want er hoeft geen envelop omheen dus de ontvanger kijkt al snel wat het is. Maak er wat moois van op A5 of A6 formaat.

Persoonlijk
Voor een mailing naar bestaande klanten of mensen die je kent: maak het persoonlijk. Refereer bijvoorbeeld in de PS naar iets wat op de persoon of op diens bedrijf slaat. Ik heb eens iemand ontmoet die jaarlijks een aantal uitnodigingen voor bijeenkomsten verstuurt naar een klantenbestand van ruim 300 mensen. Op elke uitnodiging schrijft ze een persoonlijke noot. Over oprechte aandacht gesproken.

Handschrift
Een handgeschreven PS, een korte notitie op de brief of op een andere manier iets geschreven valt op en wordt gewaardeerd. Lastig als je honderden mailings verstuurt, in alle andere gevallen een aanrader.

Twee keer
Of drie keer, als het maar een aantal keer is. Een mailing in fases vergroot de herkenbaarheid. Begin met een brief of kaart waar de ontvanger weinig wijs uit kan, maar wel nieuwsgierig van wordt. De tweede en/of derde mailing geeft "het geheim" weer. Anders inzetten kan ook: een van mijn klanten stuurt elk jaar voor de zomervakantie een kaart waar iets op staat zoals "We zijn een aantal weken weg...." en na de vakantie volgt "....vanaf nu staan we weer helemaal voor u klaar". Wat afbeeldingen van de producten er op en de naamsbekendheid is op een ludieke manier weer vergroot.

Formaat
Een opvallend formaat helpt ook om de ontvanger zover te krijgen dat hij de envelop opent. Denk aan vierkant, heel groot of juist heel klein, langwerpig, etc. De aantrekkelijkheid van de envelop blijft uiteraard meespelen, maar daar weten vormgevers goed raad mee.

Actie
Zet de ontvanger aan tot actie. Een antwoordkaart voor een gratis taart, een webadres vermelden waar een gratis 'white paper' te downloaden is, bedenk iets creatiefs en de kans is groot dat een aantal ontvangers reageert.

Hoe opvallend de mailing ook is, het meeste effect bereik je altijd door de mailing na te bellen. Heeft de (potentiële) klant niks ontvangen, dan heb je aan de telefoon mooi de kans om het aanbod alsnog te presenteren.