In het vorige blogartikel heb je gelezen dat de omgeving waarin een klant welkom wordt geheten veel doet. Creëer je een warm of kil welkom? Een tweede, heel belangrijke, rol in het welkomstgevoel van de (potentiële) klant wordt vervuld door de receptioniste. Of een andere persoon die de bezoekers ontvangt, dat is maar net hoe het binnen jouw bedrijf geregeld is.

Een prettige begroeting zorgt ervoor dat iemand zich meer op zijn of haar gemakt voelt. En dat is wat je wilt bereiken bij mensen die jouw bedrijf bezoeken.

Tips voor de persoon die de bezoekers ontvangt
* Zeg ALTIJD gedag als iemand binnenkomt. Zit je midden in een telefoongesprek, maak dan oogcontact en knik als teken dat je de ander hebt gezien.

*Zorg voor een open houding. Dus niet weggedoken achter een balie, bureau of stapel werk. Maak oogcontact, draai je naar de persoon toe en toon een open lichaamshouding.
* Wijs hem of haar naar een zitplaats en biedt eventueel iets te drinken aan als je verwacht dat de bezoeker wat langer moet wachten.
* Onthoud de naam van de bezoeker. Bijvoorbeeld om de bezoeker met naam gedag te zeggen als hij of zij vertrekt na de afspraak.
* Vertel wat de bezoeker kan verwachten. Zeg bijvoorbeeld: dat je je collega gaat bellen; hoe lang het ongeveer duurt voordat hij opgehaald wordt; waar de lift/trap is als de bezoeker zelf naar de persoon met lopen met wie de afspraak is; dat de bezoeker een presentielijst moet invullen én zich daar ook weer moet uitschrijven; etc. etc. Het klinkt soms zo vanzelfsprekend, toch wordt het geregeld vergeten omdat we aannemen dat de ander 'toch wel weet wat de bedoeling is'.

Zorg er als bedrijf daarnaast voor dat iedere medewerker altijd gedag zegt als de persoon een bezoeker tegenkomt in het pand. Optimale klantvriendelijkheid!