Klanten help ik graag om ook hun schriftelijke communicatie onderscheidend te maken. En dan bedoel ik niet hele hippe en brutale teksten om de aandacht te trekken. Nee, juist opvallen met modern, actiegericht taalgebruik wat duidelijk is voor alle lezers. Met een commerciële insteek, zonder dat een reclameboodschap wordt. Want, zo blijkt, daar valt vaak nog wel een slag te maken. Opvallend communiceren is altijd een aanrader als je je wilt onderscheiden van de andere aanbieders in jouw vakgebied. En dat willen we toch allemaal?

Zo kwam ik eens de volgende brief tegen bij een bedrijf wat de uitstraling wil hebben van opvallend, klantgericht en passie-voor-het-vak. Een aantal van de medewerkers straalt dit ook zeker uit. De inleiding van de brief was als volgt: ‘Naar aanleiding van ons prettig onderhoud d.d. 7 november 2008, doen wij u bijgaand de offerte toekomen voor onze dienstverlening.' Ik was er even stil van toen ik het las. Hoe zonde is het om te ontdekken dat de externe communicatie nog niet is afgestemd op de gewenste uitstraling!

Sterke binnenkomer

De openingszin van bovenstaande brief bevat nogal wat stoffige taal: naar aanleiding van, prettig onderhoud, d.d., doen toekomen. Er zijn talloze variaties te bedenken, variërend van 'Hartelijk dank voor het ontspannen, informatieve gesprek dat we vorige week met elkaar hebben gehad.' tot 'U heeft een goede keuze gemaakt om een CRM-systeem aan te schaffen, het maakt uw dagelijkse werkzaamheden een stuk eenvoudiger!'. Het is maar net welke stijl bij jou past.

De klant is het belangrijkste

Ook staat de klant niet écht voorop in de eerder genoemde zin, maar het bedrijf zelf. Er staat 'doen wij u de offerte toekomen'. Wij-de-leverancier staat dus letterlijk voor u-de-klant. Draai het om en het is meteen een stuk klantvriendelijker. Als je dan ook nog 'doen toekomen' weglaat is het ineens een totaal andere uitstraling. Bijvoorbeeld: 'Bijgaand ontvangt u de offerte waarin u kunt lezen hoe ons systeem aansluit op uw doelstellingen en wensen.' of 'In bijgaande offerte leest u welke voordelen het systeem u oplevert'.

Oubollig en weinig sprankelend taalgebruik in brieven komt helaas nog veel voor in het bedrijfsleven. Dit geldt voor zowel de papieren als de digitale communicatie. Er valt nog wel een slag te maken in creatief schrijven, ga de uitdaging aan! 

Een goede start van een brief is één ding, de afsluiting biedt ook een aantal interessante mogelijkheden om positief op te vallen tussen andere brieven. Daarover meer in mijn volgende blogartikel.