De mensen in de (vergader)zaal zitten klaar voor jouw presentatie. Je voorbereiding is goed en je bent er van overtuigd dat het een wervelend geheel gaat worden. En dan begin je. Wordt het een korte opsomming van het programma? Of kies je voor een opvallende en prikkelende opening om meteen de aandacht vast te pakken? De laatste optie vergroot de kans dat het publiek de rest van je presentatie vol interesse blijft luisteren. Een aantal voorbeelden van goede binnenkomers:

Beeld en geluid
Start voordat je iets zegt een korte film of geluidsfragment. Je publiek verwacht dat jij begint met spreken en krijgen iets anders voorgeschoteld. Dat trekt de aandacht en maakt nieuwsgierig! Met een goed gekozen fragment maak je vaak een belangrijk deel van je presentatie duidelijk, je creëert commitment voor wat je gaat zeggen.

Anekdote
Een (korte!) anekdote fungeert als uitstekende kapstok voor de rest van je presentatie. Persoonlijke ervaringen en belevenissen doen het vaak goed. Vertel de anekdote op een mooie verhalende manier voor extra aandacht. Om je gevoel voor anekdotes te ontwikkelen, is het nuttig om je ogen en oren elke dag de kost te geven. Waar je ook bent en wat je ook doet, de anekdotes liggen voor het oprapen.

Humor
Een grap is een uitstekende ijsbreker van een presentatie. Let er wel op dat er een link is tussen de grap en het onderwerp van je presentatie. Waak er voor dat je geen grappen maakt over politieke of religieuze onderwerpen, grote kans dat het publiek dit niet kan waarderen.

Actualiteit
Een (positief) onderwerp uit het nieuws linken aan het onderwerp van je presentatie geeft je een handige kapstok. Lees de krant, kijk en luister naar het nieuws, speur op het internet en je zult zien dat er vaak een goede overeenkomst te bedenken is met jouw presentatie.

Citeer
Velen voor jou hebben al fantastische openingszinnen bedacht. Dus: beter goed gejat dan slecht bedacht. Op het internet zijn tal van sites te vinden waar goede citaten staan en ook in de boekhandel vind je voldoende inspiratie. Let op: vermeld wel van wie het citaat afkomstig is. Een sterke opening is belangrijk, een goede afsluiting is dat eveneens.

In het volgende blogartikel meer over de manieren waarop je dat kunt doen.

Enkel spreken tijdens een presentatie is niet voldoende. Films, foto's, voorwerpen of het gebruik van andere visuele hulpmiddelen maken de presentatie aantrekkelijk om naar te kijken. Belangrijk, want je publiek richt zich maar voor 20% op wat je zegt en de overige 80% besteden ze aan datgene wat ze zien! De meningen over PowerPoint zijn nogal verdeeld. Toch is het nog steeds het meest gebruikte hulpmiddel bij het geven van presentaties. Daarom de belangrijkste tips op een rij.

• Zet alleen kernwoorden en hoofdlijnen (maximaal 6 items) op de sheet.Als je naast de kern meer informatie op de sheets zet, loop je het risico dat je het publiek ‘kwijt raakt’ doordat zij gaan lezen.

• Gebruik veel foto’s, grafieken, tekeningen, korte films en ander beeldmateriaal.Beelden zeggen meer dan woorden, maak er dus gebruik van!

• Gebruik lettergrootte 18 en gebruik maximaal drie (goed zichtbare) kleuren voor de tekst.

• Cursieve tekst is lastig te lezen, vette letters zijn wel duidelijk.

• Maak van je presentatie geen kermisattractie door volop te variëren met springende letters, invliegende beelden, vallende zinnen en dergelijke mogelijkheden die het programma biedt. Kies voor een beperkt aantal opties en voer dit consequent door in alle sheets. Hiermee creëer je rust voor het publiek.

• Lees niet op van het scherm. Kijk zo min mogelijk naar het scherm, kijk naar je publiek. Tenzij je iets aanwijst op het beeld. Praat in geen geval wanneer je richting het scherm gedraaid bent.

• Koop een draadloos apparaatje om de sheets van je presentatie door te klikken. Het voordeel van deze apparaatjes is dat er een aanwijslampje in verwerkt is. Ook zit er een timer op, waarvan je een signaal krijgt als de (door jou vooraf ingestelde) tijd bijna verlopen.

• Beheers zowel het programma PowerPoint, de laptop en de beamer waar je mee werkt. Het is zonde als er tijd verloren gaat doordat de techniek niet soepel werkt. Zorg voor een alternatief om je presentatie te ondersteunen voor het geval de techniek het laat afweten.

• Deel na afloop een hand-out van de presentatie uit of verzend een mail naar de aanwezigen met een link naar de site ‘slideshare’ waar zij de presentatie kunnen downloaden.

Tip: bedenk wat je nog meer kunt doen om je presentatie aantrekkelijk te maken, zonder PowerPoint. Je houdt je publiek actiever betrokken, omdat ze steeds iets nieuws te zien of horen krijgen. Als je de mogelijkheid hebt, laat dan daadwerkelijk iets in levende lijve zien aan de mensen.

Zo, nu ben je er klaar voor om de laatste hand te leggen aan de presentatie: hoe begin je en op welke manier betrek je het publiek direct bij jouw verhaal. Lees er meer over in het volgende blogartikel.

Een goede en duidelijke structuur in je presentatie is noodzakelijk om je publiek te betrekken. Je verhaal opdienen in hapklare brokken maakt het voor de luisteraar gemakkelijk om alles in zich op te nemen en te onthouden. Bedenk daarbij dat de kracht van herhaling het meeste effect heeft.

Vertel wat je gaat vertellen

Vertel het

Vertel wat je verteld hebt

Kortom: de VVV-structuur

Hou je een langere bijeenkomst met presentaties over diverse onderwerpen. Hanteer deze structuur dan zowel voor de gehele bijeenkomst als voor de verschillende onderwerpen afzonderlijk. Korte stiltes zijn niet erg. Een pauze in je teksten brengt rust in de presentatie en geeft je publiek de gelegenheid om te verwerken wat je verteld hebt. Wissel rustige momenten af met dynamiek. Zo hou je je publiek scherp!

Tip: gebruik signaalwoorden. Deze geven in een presentatie verbanden aan en maken de structuur voor het publiek helder, gebruik ze bewust. Een aantal voorbeelden van woorden:

·         Opsomming (zoals: bovendien, daarnaast, ten eerste, tot slot).

·         Samenvatting (zoals: concluderend, kortom, samengevat).

·         Tegenstelling (zoals: aan de ene/andere kant, desondanks, in tegenstelling tot).

·         Vergelijking (zoals: eveneens, in vergelijking met, net als).

·         Voorbeeld (zoals: dat blijkt uit, bijvoorbeeld, ter illustratie).

·         Besluit (zoals: daarom, namelijk, om die reden).

Heb je jouw presentatie eenmaal opgebouwd, dan ga je deze verder vormgeven. Kies je voor PowerPoint of voor een andere manier? Lees er meer over in het volgende blogartikel.